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darunter werden unterschiedliche Enterprise-Content-Management-Komponenten und -Techniken kombiniert Aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie
Für Enterprise-Content-Management-Systeme (ECMS) werden die unterschiedlichsten Enterprise-Content-Management-Komponenten und -Techniken kombiniert, die zum Teil auch als eigenständige Lösungen sinnvoll nutzbar sind ohne den Anspruch an ein unternehmensweites System.[1] Die ECMS-Komponenten und -Techniken lassen sich nach der Definition des Dachverbandes AIIM international[2] in fünf Hauptkomponenten einordnen:[3]
Die „Manage“-Komponente umfasst die fünf Unterkomponenten:
ECM-Systeme werden als einzelne Programm-Module, Komponenten, Subsysteme, Baukasten, geschlossene Komplettlösung oder integriert als „Suite“ angeboten.[4] Der Umfang von Enterprise Content Management und die Zusammenstellung der Komponenten kann variieren und wurde bereits mehrfach erweitert.[5] Im Sinne einer Serviceorientierten Architektur werden die Komponenten meistens als Dienste aufgefasst.
Die Kategorie Capture beinhaltet Funktionalität und Komponenten zur Erstellung, Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Es sind mehrere Stufen und Techniken unterschieden, von der einfachen Erfassung der Information bis zur komplexen Aufbereitung durch eine automatische Klassifikation. Die Capture-Komponenten werden auch häufig als „Input“-Komponenten zusammengefasst und als „Input Management“ bezeichnet.
Bei der manuellen Erfassung können alle Formen von Informationen vorkommen, von Papierdokumenten, elektronischen Office-Dokumenten, E-Mails, Vordrucken, Multimedia-Objekten, digitalisierter Sprache und Video bis zum Mikrofilm. Die Erfassung von papiergebundenen Dokumenten und Filmaufnahmen bezeichnet man als Scannen.
Bei der teilautomatischen oder automatischen Erfassung können EDI- oder XML-Dokumente, kaufmännische und ERP-Anwendungen oder bestehende Fachanwendungssysteme die Quelle für die Erfassung sein. Die automatische Übernahme von Daten erfolgt in der Regel im sogenannten COLD-Verfahren.
Zur Verarbeitung von gescannten Faksimiles (Bildverarbeitung) werden verschiedene Erkennungstechniken (Recognition, Mustererkennung) eingesetzt. Zu ihnen gehören:
Bildbearbeitungstechniken von Document Imaging dienen nicht nur der Anzeige von gescannten Bildern (Faksimiles), sondern ermöglichen auch die Verbesserung der Lesbarkeit für die Erfassung. Funktionen wie „Despeckling“, das Entfernen von isolierten Bildpunkten oder das „Adjustment“, das Geraderücken von schief eingezogenen Vorlagen, verbessern die Ergebnisse der Erkennung. Document-Imaging-Funktionen werden im Erfassungsprozess nach dem Scannen oder Empfang von digitalen Faxübermittlungen bei der Qualitätskontrolle eingesetzt.
Bei der Erfassung von Formularen werden heute noch zwei Gruppen von Techniken unterschieden, obwohl der Informationsinhalt und der Charakter der Dokumente gleich sein kann:
COLD/ERM sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von strukturierten Eingangsdateien. Der Begriff COLD steht für Computer Output on LaserDisk und hat sich gehalten, obwohl das Medium LaserDisk seit Jahren nicht mehr am Markt ist. Das Akronym ERM steht für Enterprise Report Management. In beiden Fällen geht es darum, angelieferte Ausgabedateien auf Basis vorhandener Strukturinformationen so aufzubereiten, dass sie unabhängig vom erzeugenden System indiziert und an eine Speicherkomponente wie eine dynamische Ablage (Store) oder ein Archiv (Preserve) übergeben werden können. Die „Aggregation“ stellt einen Kombinationsprozess von Dateneingaben verschiedener Erstellungs-, Erfassungs- und zuliefernden Anwendungen dar. Zweck ist die Zusammenführung und Vereinheitlichung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen, um sie strukturiert und einheitlich formatiert an die Speicher- und Bearbeitungssysteme zu übergeben.
Für die Weiterleitung und inhaltliche Erschließung kommen in den Systemen weitere Indizierungs-, Routing- und Klassifikations-Komponenten hinzu, die die erfassten und digital vorliegenden Informationen aufbereiten und um beschreibende Merkmale ergänzen. Hierzu gehören:
Ziel aller „Capture“-Komponenten ist, die erfassten Informationen zur Weiterbearbeitung oder Archivierung den „Manage“-Komponenten bereitzustellen.
Die „Manage“-Komponenten dienen zur Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung der Informationen. Sie besitzen hierfür
Ziel eines geschlossenen ECM-Systems ist dabei, diese beiden Komponenten nur einmal übergreifend für alle „Manage“-Lösungen wie Document-Management, Collaboration, Web-Content-Management, Records-Management und Workflow-/Business-Process-Management als Dienste bereitzustellen. Zur Verbindung der unterschiedlichen „Manage“-Komponenten sollte diese über standardisierte Schnittstellen und sichere Transaktionsprozesse bei der Kommunikation zwischen den Komponenten verfügen.
Unter Document Management ist hier nicht die Branchenbezeichnung DMS zu verstehen, sondern die Dokumentenmanagementsysteme im „klassischen“ oder „engeren Sinn“.[Anm 1] Die Aufgabe dieser Systeme ist es, den Lebenszyklus der Dokumente von der Entstehung bis zur Langzeitarchivierung zu kontrollieren. Zum Document Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
Die Funktionen des Document Management überschneiden sich jedoch zunehmend mit denen der anderen ECM-„Manage“-Komponenten, mit der immer weiter ausgreifenden Funktionalität von Office-Anwendungen[Anm 2] mit den Eigenschaften von „Library-Services“ zur speichertechnischen Verwaltung der Informationen (siehe unten) und durch die Integration weiterer Dokumenten-Technologien.
Collaboration bedeutet eigentlich nur Zusammenarbeit. Der Anspruch dieser Lösungen, die sich aus der Groupware entwickelt haben, geht weiter und schließt auch Anwendungsgebiete des Wissensmanagements mit ein. Zur Collaboration gehören unter anderem folgende Funktionen:
Enterprise-Content-Management schließt Web-Content-Management (Web-Content-Management-Systeme, WCMS) ein. Die Bereitstellung von Inhalten im Internet und Extranet oder auf einem Portal sollte nur eine über die Berechtigungen und Informationsspeicherung gesteuerte Darstellung bereits vorhandener Informationen im Unternehmen sein. Zum Web-Content-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
Anders als bei den traditionellen elektronischen Archivsystemen bezeichnet Records-Management (RM; elektronische Schriftgutverwaltung, Electronic Records Management, ERM) die reine Verwaltung von Records, wichtigen aufbewahrungspflichtigen oder aufbewahrungswürdigen Informationen. Records-Management ist durch die ISO 15489 normiert und in Europa durch den MoReq-Standard spezifiziert. Schriftgutverwaltung ist Speichermedien-unabhängig und kann z. B. auch die nicht in elektronischen Systemen gespeicherten Informationen mitverwalten. Zur elektronischen Schriftgutverwaltung (ERM) gehören unter anderem folgende Funktionen:
Der deutsche Begriff Vorgangsbearbeitung trifft weder den Begriff Workflow noch den Begriff Business Process Management (BPM) eindeutig.
Bei Workflow unterscheidet man verschiedene Typen, so z. B. den
Workflow-Lösungen können als
Bevor ein Workflow automatisiert werden kann, muss der Prozess zunächst modelliert werden. Dies beinhaltet die Identifizierung der einzelnen Schritte, Zuständigkeiten, Entscheidungspunkte und Abhängigkeiten im Prozessablauf.
Zum Workflow-Management gehören unter anderem folgende Funktionen:
Ziel beim Einsatz ist weitgehende Automatisierung von Prozessen mit Einbindung aller notwendigen Ressourcen
Business-Process-Management (BPM) geht in seinem Anspruch noch einen Schritt weiter als Workflow.[Anm 3][6] BPM strebt die vollständige Integration aller betroffenen Anwendungen in einem Unternehmen mit Kontrolle der Prozesse und Zusammenführung aller benötigten Informationen an. Zu BPM gehören unter anderem folgende Funktionen:
Die „Store“-Komponenten dienen zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine langzeitige Archivierung geeignet sind, ist der „Store“ von der „Preservation“ durch die Aufbewahrungsstrategie abgegrenzt. Im deutschen Sprachgebrauch sind diese Komponenten mit der „Ablage“ im Unterschied zum „Archiv“ gleichzusetzen.[Anm 4]
Die aufgeführten „Store“-Komponenten lassen sich drei unterschiedlichen Bereichen zuordnen, „Repositories“ als Speicherorte, „Library Services“ als Verwaltungskomponente für die Speicherorte, und „Technologies“ als unterschiedliche Speichertechniken. Ebenfalls zu diesen Infrastruktur-Komponenten, die z. T. wie das Filesystem auf Betriebssystemebene angesiedelt sind, gehören die Sicherheitstechniken, die unten im Abschnitt „Deliver“ behandelt werden. Die Sicherheitstechniken sind einschließlich des Berechtigungssystems als übergreifende Komponente einer ECM-Lösung zu betrachten.
Zu den möglichen Repositories eines ECM, die auch kombiniert eingesetzt werden können, gehören unter anderem:
Die Daten werden in der Cloud gehostet und sind über das Internet zugänglich. Es bietet Skalierbarkeit, Flexibilität und Kosteneffizienz für die Speicherung großer Datenmengen.
Library-Services haben nur im übertragenen Sinn mit Bibliotheken zu tun. Sie sind die systemnahen Verwaltungskomponenten, mit denen der Zugriff auf die Informationen realisiert wird. Der Library-Service ist letztlich für den Empfang und die Speicherung der Informationen aus den „Capture“- und den „Manage“-Komponenten verantwortlich. Er verwaltet gleichermaßen die Speicherorte in der dynamischen Ablage, dem eigentlichen „Store“, und im Langzeitarchiv, der Kategorie „Preserve“. Der Speicherort wird dabei lediglich durch die Eigenschaften und Klassenzugehörigkeit der zu speichernden Information bestimmt. Der Library-Service arbeitet mit der Datenbank der „Manage“-Komponenten zusammen. Hierdurch werden die notwendigen Information-Retrieval-Funktionen
bedient. Während die Datenbank keine Kenntnis über den physischen Speicherort eines Objektes hat, verwaltet der Library Service
Hierfür kommen Speichermanagementsysteme und HSM hierarchisches Speichermanagement zum Einsatz.
Sofern nicht ein übergelagertes Dokumentenmanagementsystem die Funktionalität bereitstellt, muss der Library-Service ein
besitzen.
Eine wichtige Funktion des Library-Services ist die Erzeugung von Protokollen und Journalen zur Nutzung der Information und über Veränderungen an den Informationen, die im Angloamerikanischen als „Audit-Trail“ bezeichnet werden. Für solche intelligenten Speicherverwaltungssysteme hat sich inzwischen der Begriff ILM Information-Lifecycle-Management eingebürgert.
Für die Speicherung der Informationen können je nach Anwendungszweck und Systemumgebung sehr unterschiedliche Speichertechnologien und Medien zum Einsatz kommen.
Die „Preserve“-Komponenten von ECM dienen der langzeitig stabilen, statischen und unveränderbaren Aufbewahrung und Sicherung von Informationen. Im deutschsprachigen Raum ist dies das Anwendungsfeld der elektronischen Langzeitarchivierung. Letztere besitzt aber wesentlich mehr Funktionalität als unter „Preserve“ (Preservation; Digital Preservation) subsumiert. Elektronische Archivsysteme sind meistens eine Kombination aus Verwaltungssoftware wie Records Management, Imaging oder Document Management, Library Services (IRS Information Retrieval Systeme) und Speicher-Subsystemen.
Nicht nur elektronische Medien eignen sich zur langfristigen Aufbewahrung. Zur reinen Sicherung von Informationen ist weiterhin Mikrofilm geeignet, der inzwischen in hybriden Systemen mit elektronischen Medien und datenbankgestütztem Zugriff eingesetzt werden kann.
Die Aussonderung nicht mehr benötigter, ungültig gewordener oder zu löschender Informationen wird auch Kassation genannt.
Zu den „Preserve“-Speichersystem-Komponenten gehören unter anderem:
Entscheidend bei der elektronischen Archivierung und bei allen Langzeitspeichersystemen ist die rechtzeitige Einplanung und regelmäßige Durchführung von Migrationen, um die Information in sich verändernden technischen Umgebungen verfügbar zu halten. Dieser kontinuierliche Prozess wird nach Kampffmeyer auch ‚Continuous Migration‘ genannt.[7]
Die „Deliver“-Komponenten von ECM dienen zur Bereitstellung der Informationen aus den „Manage“-, „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Sie beinhalten aber auch Funktionen, die wiederum für die Eingabe von Informationen in Systeme (z. B. Informationsübergabe auf Medien oder Erzeugung formatierter Ausgabedateien) oder für die Aufbereitung von Informationen (z. B. Konvertierung oder Kompression) für die „Store“- und „Preserve“-Komponenten. Da die Sicht auf das AIIM-Komponentenmodell funktional zusammengestellt ist und nicht als Architektur gesehen werden darf, ist die Zuordnung dieser und anderer Komponenten hier zulässig. Die Funktionalität in der Kategorie „Deliver“ wird auch als „Output“ bezeichnet und unter dem Begriff „Output Management“ zusammengefasst.
Die „Deliver“-Kategorie umfasst drei Gruppen von Funktionen und Medien: „Transformation Technologies“, „Security Technologies“ und „Distribution“. Transformation und Sicherheit gehören als Dienste auf eine Middleware-Ebene und sollten allen ECM-Komponenten gleichermaßen zur Verfügung stehen. Aufgabe der verschiedenen „Deliver“-Komponenten ist die Information immer für den Empfänger optimal aufbereitet zur Verfügung zu stellen und die Nutzung möglichst zu kontrollieren.
Für die „Ausgabe“ sind zunächst zwei Funktionen wichtig:
Transformationen sollten immer verlustfrei, kontrolliert und nachvollziehbar ablaufen. Hierfür kommen Dienste im Hintergrund zum Einsatz, die sich dem Endanwender in der Regel nicht zeigen. Zu den Transformations-Techniken werden unter anderem gerechnet:
Die Sicherheitstechniken gehören zu den Querschnittfunktionen, die allen ECM-Komponenten als Dienste zur Verfügung stehen. So kommen elektronische Signaturen nicht nur bei der Versendung von Dokumenten zum Einsatz, sondern können auch bei der Erfassung, beim Scannen benötigt werden, um die Vollständigkeit der Erfassung zu dokumentieren.
Alle zuvor erwähnten Techniken dienen im Wesentlichen dazu, die unterschiedlichen Inhalte eines ECM kontrolliert und nutzungsorientiert auf unterschiedlichen Wegen der Zielgruppe bereitzustellen. Hierzu können aktive Komponenten wie Versand als E-Mail, Datenträger oder Rundschreiben ebenso gehören wie die passive Publikation auf Webseiten und Portalen, wo sich die Zielgruppe aus dem Informationsangebot selbst bedient. Als mögliche Ausgabe- und Distributionsmedien können zum Einsatz kommen:
Software für ECM bzw. für Enterprise-Content-Management-Systeme wird von verschiedenen Unternehmen angeboten, wobei es sich teils um auf ECM-Technologien spezialisierte Software-Hersteller handelt. Hierzu gehören unter anderem folgende Softwarelösungen bzw. Hersteller:
Seit einiger Zeit gibt es auch Freie Software für ECM (unter lizenzgebührenfreien Open-Source-Lizenzen). Freie ECM-Software kann von Unternehmen selbst installiert und genutzt werden. Es gibt jedoch auch Systemhäuser, die sich auf freie ECM-Programme spezialisiert haben und auf Basis dieser Software kostenpflichtige Dienstleistungen erbringen. Bekannte Beispiele für freie Enterprise-Content-Management-Systeme sind unter anderem:
Für spezielle Einsatzbereiche haben sich fachspezifische ECM-Lösungen entwickelt. Diese ergeben sich beispielsweise aus besonderen Einsatzszenarien oder regulatorischen Rahmenbedingungen:
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