Dokumentti

Dokumentti on asiakirja, asiapaperi, kirjallinen todistuskappale tai todiste.^[1] Dokumentti voi olla esimerkiksi paperinen tai sähköinen.^[2]

Tämä artikkeli kertoo asiakirjasta. Muita merkityksiä luetellaan täsmennyssivulla.

Vanha sumerilainen dokumentti: sopimus talon myynnistä noin vuodelta 2600 eaa.

Dokumenteilla on yleensä seuraavia ominaisuuksia:^[3]

• Perinteisesti dokumentilla voidaan viitata kirjoitettuun tai tulostettuun paperiin tai muuhun artefaktiin, joka tuo esiin todistusvoimaista informaatiota, kuten passi, lasku, kuitti, ajokortti, sopimus ja niin edelleen.
• Laajemmin käsitettynä dokumentti-sanalla voidaan viitata mihin tahansa kirjalliseen tuotokseen, kuten kirjaan, artikkeliin, kirjeeseen tai muuhun artefaktiin, jolla on informatiivista arvoa.
• Yleensä dokumentti on tarkoitettu ihmisen aistittavaksi jossain asiayhteydessä, se on tallennettu jollakin tallennusvälineellä, sitä voidaan havainnoida yhä uudelleen ja sitä voidaan käsitellä yhtenä kokonaisuutena.
• Dokumentti sisältää aina informaatiota, joka voidaan esittää yhdellä tai useammalla tavalla. Informaatiosisältö koostuu osista, jotka koostuvat edelleen symboleista.

Suomalainen passi 1900-luvulta.

Dokumentti-käsite elektronisen dokumenttien hallinnan näkökulmasta

Dokumentti-käsitteen merkitys on hämärtynyt digitaalisen median aikakaudella sähköisten viestimien ja tallennusmenetelmien yleistyessä, jolloin fyysinen tallennusväline ei sinänsä rajaa dokumentin olemusta. Tämän johdosta etenkin elektronisen dokumenttien hallinnan näkökulmasta dokumentti-käsitteen määrittelemiseksi on tehty lisätyötä eritoten 1990-luvun loppupuolella.^[4]

Elektronisten dokumenttien käyttäminen ja muokkaaminen vaatii aina jonkinlaisen tietokoneohjelman, jotta digitaalinen data saadaan ihmisen ymmärtämäksi informaatioksi. Tämän lisäksi elektronisiin dokumentteihin itseensä voi olla upotettuna tietokoneohjelmoitua toiminnallisuutta, jolla voi olla tärkeä tai jopa välttämätön merkitys dokumentin käytettävyyden ja ymmärrettävyyden kannalta.^[4] Elektronisten dokumenttien arkistointi onkin osoittautunut vaikeaksi.^[5]

Elektroninen dokumentti: näkymä suomalaisen Wikipedian etusivulle Mozilla Firefox -selaimen välityksellä 3. toukokuuta 2007.

Dokumentti-käsite ohjelmoinnissa ja systeemityössä

Systeemityössä aikaansaatavat tietokoneohjelmat ja tietojärjestelmät kuvataan usein erityyppisten dokumenttien avulla, jotka koostettuina muodostavat järjestelmän tai ohjelmiston dokumentaation.^[6]

Katso myös

• Arkisto
• Asiakirja
• Asiakirjahallinta
• Data
• Informaatio
• Sisällönhallinta

Lähteet

1. 1. dokumentti, MOT Gummerus Uusi suomen kielen sanakirja, Gummerus Kustannus
2. dokumentti. Kielitoimiston sanakirja. Helsinki: Kotimaisten kielten keskus, 2024.
3. Salminen, Airi: Methodology for document analysis, Teoksessa: A. Kent (toim.), Encyclopedia of Library and Information Science, Vol. 67 (Supplement 30), s. 299-320. New York: Marcel Dekker, 2000.
4. Päivärinta, Tero: A Genre-Based Approach to Developing Electronic Document Management in the Organization. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto, 2001. ISSN 1456-5390, ISBN 951-39-1076-8
5. Dollar, C. M.: Archival Theory and Information Technologies: The Impact of Information Technologies on Archival Principles and Methods. Ancona: University of Macerata, 1992.
6. Arkistolaitos: Sähköisten tietojärjestelmien ja -aineistojen käsittely Arkistolaitos. Arkistoitu 17.5.2007. Viitattu 4. toukokuuta 2007.

Aiheesta muualla

• Kuvia tai muita tiedostoja aiheesta Dokumentti Wikimedia Commonsissa