Diaari

Diaari eli diaario tarkoittaa luetteloa, johon merkitään aikajärjestyksessä virastoon tai laitokseen saapuneet tai sieltä lähteneet asiakirjat.^[1] Sana pohjautuu latinan sanaan diarium, joka tarkoittaa päiväkirjaa.^[2]

Diaari on sidottu kirja, kortisto tai atk-järjestelmä. Siihen merkitään asiakirjalle sen saapuessa annettava oma diaarinumero, saapumispäivä, lähettäjän nimi ja lähettäjän asiakirjamerkinnät sekä lyhyesti asian sisältö. Näiden lisäksi kirjataan kaikki asian vuoksi tehdyt välitoimet eli kirjeenvaihto ja välipäätökset sekä lopullinen toimi tai päätös. Myös viraston omista aloitteista tehdään vastaavat merkinnät. Diaarinumero merkitään kaikkiin asiaa koskeviin asiakirjoihin. Diaarimerkintä on yleensä julkinen ja se vahvistaa asiakirjan saapuneen viranomaiselle.

Julkisuuslaki edellyttää viranomaisilta hyvää tiedonhallintatapaa, minkä takia diaarijärjestelmät ovat viranomaisille käytännössä pakollisia.

Sanaa diaari on aikoinaan käytetty myös ajantapahtumista kertovista muistiinpanoista, joita laadittiin erityisesti luostareissa.^[2]

Sanastoa

• a.a. tai aa on lyhenne latinan fraasista ad acta. Se tarkoittaa, että asia arkistoidaan ilman muita toimenpiteitä kuten päätöksiä.

• AD on lyhenne sanasta anomusdiaari. Siihen merkitään yksityisiltä henkilöiltä tai yhteisöiltä saapuneet asiakirjat.

• BD on lyhenne ruotsin sanasta brevdiarium, joka on suomeksi kirjediaari.

• dnro on diaarinumeron lyhenne.^[3]

• KD eli kirjediaari on luettelo, johon merkitään eri viranomaisilta tai laitoksilta saapuneet asiakirjat.

• SalD on lyhenne sanoista salainen diaari, johon merkitään salaiset asiat.

• SD on lyhenne ruotsin sanasta supplikdiarium eli anomusdiaari.

• res. fin. on lyhenne sanoista resolverat finaliter, asia loppuunkäsitelty.

• res. inter. tarkoittaa välipäätöstä.

• aktata virastoslangissa: tehdä merkintä ad acta diaariin ja arkistoida asia ilman toimenpiteitä.

• finaloida virastoslangissa: tehdä lopullinen päätös ja merkitä res. fin. sekä päivämäärä ja tehdyt toimet diaariin.

Lähteet

1. Grönros, Eija-Riitta (päätoim.): Kielitoimiston sanakirja. (Osa 1, s. 102, hakusana diaari) Helsinki: Kotimaisten kielten tutkimuskeskus, 2007. ISBN 978-952-5446-20-3 Kirjan verkkoversio Viitattu 10.7.2016.
2. Otavan iso tietosanakirja. (Osa 2, palsta 424, hakusana diaari(o)) Helsinki: Kustannusosakeyhtiö Otava, 1962.
3. Rekisteri- ja diaarinumero. Kielikello, 1998, nro 3. Helsinki: Kotimaisten kielten keskus. ISSN 0355-2675 Artikkelin verkkoversio.