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Aktenzeichen (Deutschland)

Teil der bei den deutschen Gerichten und Behörden verwendeten Identifikation von Schriftstücken Aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie

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Ein Aktenzeichen (Abk. Az.) dient der signaturmäßigen Kennzeichnung von Akten, unabhängig von dem Medium, in dem sie vorliegen. Begrifflich ist im Einzelnen zwischen der öffentlichen Verwaltung (einschließlich der Justizverwaltung) einerseits und der Justiz andererseits zu unterscheiden.

Verwaltung

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Das Aktenzeichen der öffentlichen Verwaltung wird anhand des Aktenplans und des danach geführten Aktenverzeichnisses systematisch vergeben und zusammen mit dem Aktentitel auf dem Schriftgutbehälter vermerkt und im Aktenverzeichnis geführt. Das Aktenzeichen wird oft mit dem Geschäftszeichen zur Kennzeichnung eines Dokuments verwechselt, ist allerdings nur ein das Thema mitumfassender Teil des Geschäftszeichens, das seinerseits aus Organisationseinheit, Aktenzeichen und ggf. einem Vorgangs-/Dokumentenkennzeichen besteht.[1]

Das Aktenzeichen ist die eindeutige Kennzeichnung einer Akte. Es kann sich aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben zusammensetzen und darf nicht zweimal vergeben werden. Zum Thema anfallendes Schriftgut muss eindeutig über das Aktenzeichen zugeordnet werden können.

Wesentliche Bestandteile eines Aktenzeichens in Deutschland sind das Aktenplan-Kennzeichen und eine Ordnungsnummer; beide sind durch einen Schrägstrich (Solidus) voneinander getrennt.

Beispiele:

Weitere Informationen Aktenplankennzeichen, Ordnungsnummer ...

Das Aktenplankennzeichen kann durch ein Ableitungskennzeichen ergänzt werden, zum Beispiel um Unterteilungen nach Bundesländern vorzunehmen.[1]

Beispiel: 2200-BY/14

Zur Entlastung der Hauptakte gebildete „Sondersachakten“ werden mit römischen Ziffern bezeichnet, die der Ordnungsnummer nachgestellt werden.

Beispiel: 2200-BY/14 III

In der Praxis sind auch starke Abweichungen dieser Technik möglich. Grundsätzlich werden Akten nur zur untersten Ebene des Aktenplans („Betreffseinheit“) und nur nach Bedarf gebildet.

Bandnummern werden mit „Bd.“ oder „-“ (Divis) angehängt.

Manche Aktenzeichen sind weniger offensichtlich interpretierbar; z. B. „20/1 – 1/21 – 1044“ lässt sich nur interpretieren durch einen Blick in den dazugehörigen Aktenplan.[2]

In der Kommunalverwaltung sind die Aktenzeichen gemäß Musteraktenplan der KGSt gebräuchlich.

Im Bereich der Justizverwaltung gilt seit 1952 die Generalaktenverfügung.[3] Thematisch-numerisches Aktenzeichen (§ 6 GenAktVfg; Beispiel: 1456 für die Generalaktenverfügung selbst, 1454 für die gerichtliche Aktenordnung), Abteilungszeichen und Unterscheidungszeichen bilden die Geschäftsnummer (§ 7 GenAktVfg).

Von Aktenzeichen zu unterscheiden sind Aktenkennzeichnungen, wie z. B. die Vertraulichkeitsstufe bei Verschlusssachen (Vertraulichkeitsstufen „VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH“, "VS-VERTRAULICH" „GEHEIM“ und „STRENG GEHEIM“).

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Justiz

Zusammenfassung
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Das gerichtliche Aktenzeichen dient der Kennzeichnung eines Dokuments und geht auf die Aktenordnung (AktO) vom 28. November 1934 und ihre Vorgänger[4] zurück. Diese wird heute auf Landesebene durch die einzelnen Aktenordnungen der Bundesländer,[5] auf Bundesebene etwa durch die AktOBGH[6] fortgeführt. Aus dem von den Gerichten kalenderjährlich aufzustellenden Geschäftsverteilungsplan ergibt sich dann der für einen Rechtsstreit zuständige Richter. Dieser ist der gesetzliche Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Das gerichtliche Aktenzeichen besteht regelmäßig aus Abteilung, Registerzeichen, Nummer und Jahreszahl (§ 4 Abs. 2 AktO). Es ist grundsätzlich zugleich die Geschäftsnummer (auch Geschäftszeichen genannt); nur in Grundbuchsachen wird es zur Bildung der Geschäftsnummer um eine Ordnungsnummer ergänzt (§ 4 Abs. 1 AktO).

Im amtsgerichtlichen Verfahren ergibt sich zum Beispiel aus dem Aktenzeichen 12 C 580/06, dass nach dem Geschäftsverteilungsplan des Amtsgerichtes, den jedermann einsehen darf, ein bestimmter Richter der Abteilung 12 für allgemeine Zivilsachen (= C) in der Reihenfolge der laufenden Nummer 580 des Kalenderjahres 2006 zuständig ist und dass die Klage im Jahr 2006 bei Gericht eingegangen ist.

Ungenauigkeiten können sich ergeben, wenn Klageeingänge zum Jahresende, zum Beispiel am 22. Dezember 2006, in das nachfolgende Kalenderjahr übertragen werden und dort etwa das Aktenzeichen 12 C 13/07 erhalten. Die zweistellige Jahreszahl 07 würde bedeuten, dass die Klage, die am 22. Dezember 2006 einging, erst nachträglich im Kalenderjahr 2007 bei Gericht eingegangen sei.

Ebenso ungenau ist die Übertragung der Akte 14 C 437/04 aus einem seit 2004 rechtshängigen Rechtsstreit in ein nachfolgendes Kalenderjahr, zum Beispiel 2007 unter dem Registerzeichen 12 (14) C 27/07. Dadurch entsteht für die Öffentlichkeit und die Statistik der Eindruck, dass die Klage erst 2007 eingereicht worden sei und Rückstände aufgearbeitet wurden, andererseits ein zusätzlicher Arbeitsschub für das Kalenderjahr 2007 bevorsteht.

Die Aktenordnung mit der Regelung der Registerzeichen unterstützt die Arbeitsteilung unter den Richtern und für den Rechtsuchenden den verfassungsrechtlich gewährleisteten Anspruch auf den gesetzlichen Richter nach Art. 101 Abs. 1 Satz 2 des Grundgesetzes.

Registerzeichen

Das Registerzeichen ist der Teil des Aktenzeichens, der auf ein bestimmtes Aktenregister verweist. Bei den für Rechtsmittel zuständigen Gerichten etwa werden spezielle Berufungs- oder Revisionsregister geführt, in denen ausschließlich Berufungen respektive Revisionen verzeichnet werden. Legt nun eine der Parteien beispielsweise Berufung ein, so wird bei der Geschäftsstelle des Gerichts für dieses Verfahren ein eindeutiges Aktenzeichen vergeben, aus dem aufgrund des Registerzeichens wiederum hervorgeht, dass die Akte im Berufungsregister zu suchen ist.

Das Registerzeichen hat im Bereich der Justiz eine ähnliche thematische Funktion wie das Aktenzeichen im Bereich der Verwaltung. Ein formaler Unterschied liegt darin, dass das Registerzeichen aus Buchstaben (bzw. im Fall der freiwilligen Gerichtsbarkeit aus römischen Ziffern) besteht, während dem Verwaltungs-Aktenzeichen meist eine arabisch-numerische Kennzeichnung nach dem Dezimalsystem zugrunde liegt.

Beispiele

  • LG Musterstadt 34 O 13/04 als typisches Aktenzeichen eines ordentlichen Gerichts in Zivilverfahren.
    • Landgericht Musterstadt – 34. Kammer – Register für Allgemeine Zivilsachen 1. Instanz – 13. Vorgang des Jahres 2004. Zum besseren Verständnis wird beim Diktat oder Telefonat der Schrägstrich zwischen fortlaufender Nummer (13) und Jahr (04) ausdrücklich erwähnt, zum Beispiel: „Dreizehn Strich Null Vier“ oder „Dreizehn aus Null Vier“.
    • Hierbei ist „O“ das sog. Registerzeichen.
  • LG Musterstadt 22 Ks 34 Js 1213/04 als typisches Aktenzeichen eines ordentlichen Gerichts in Strafverfahren.
    • In Strafsachen wird das Aktenzeichen der Staatsanwaltschaft übernommen und durch die Angabe des Gerichts / der Kammer und der Art des Verfahrens ergänzt:
      • 22 Ks = 22. Große Strafkammer als Schwurgericht
      • 34 Js = 34. Abteilung der anklagenden Staatsanwaltschaft
      • 1213/04 = 1213. Vorgang der Staatsanwaltschaft des Jahres 2004
(In Strafsachen ergibt sich aus dem Aktenzeichen also nicht das Jahr, in dem das Verfahren bei Gericht anhängig wurde, sondern nur das Jahr, in dem die Sache bei der Staatsanwaltschaft eingegangen ist)
  • VIII ZR 350/03 vom 22. September 2004 – Entscheidung des
    • VIII. Zivilsenates (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes)
    • ZR = Revisionen in Zivilsachen
    • Aktenzeichen: 350/03, wobei sich (03) auf das Einbringungsjahr bezieht und (350) eine fortlaufende Nummer ist.
    • Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung.
  • 1 StR 287/05 vom 7. Dezember 2005 – Entscheidung des
    • 1. Strafsenats (siehe Gerichtsorganisation des Bundesgerichtshofes)
    • StR = Revisionen in Strafsachen
    • Aktenzeichen: 287/05, wobei sich (05) auf das Einbringungsjahr und (287) eine fortlaufende Nummer ist.
    • Das Datum bezieht sich, sofern angegeben, auf den Zeitpunkt der Verkündung.

Instanzgerichte

Vorbemerkung: Die Registerzeichen der Verwaltungsgerichte auf Landesebene (VG, OVG/VGH) sind bisher nicht vereinheitlicht und in der folgenden Tabelle nur exemplarisch für Nordrhein-Westfalen wiedergegeben. Im Anschluss findet sich eine grobe Übersicht für alle Bundesländer.

Weitere Informationen RegZ, Bedeutung ...

VG, OVG/VGH

Weitere Informationen Land, VG ...

Bundesverfassungsgericht

Die fortlaufenden Buchstaben der dritten Stelle richten sich dabei nach der Reihenfolge der Aufführung in § 13 BVerfGG. Lediglich spätere Einfügungen (z. B. Verfassungsbeschwerde: § 13 Nr. 8a) weichen von diesem System ab.

Weitere Informationen Verwendete Aktenzeichen des Bundesverfassungsgerichts, Zuständigkeit des BVerfGG ...
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Siehe auch

Literatur

  • Manfred Stamm, Yvonne Stamm: Aktenführung und weitere Aufgaben der Geschäftsstelle. 23. Auflage. Juristischer Verlag Pegnitz, 2018, ISBN 978-3-945157-58-9. Inhaltsverzeichnis
  • Eine Übersicht über die Registerzeichen des BVerfG ist auch abgedruckt in: Dieter C. Umbach, Thomas Clemens, Franz-Wilhelm Dollinger (Hrsg.): Bundesverfassungsgerichtsgesetz. Mitarbeiterkommentar und Handbuch. 2. Aufl. Heidelberg 2005, ISBN 3-8114-3109-9, S. 1384.
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Wiktionary: Aktenzeichen – Bedeutungserklärungen, Wortherkunft, Synonyme, Übersetzungen
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Einzelnachweise und Anmerkungen

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