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Das Projektportfoliomanagement umfasst die Analyse und übergeordnete Führung eines Projektportfolios anhand der Schlüsseleigenschaften der Projekte. Das Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, die optimale Mischung der Projekte innerhalb der gegebenen Bedingungen (wie Kundenanliegen, strategische Ziele oder verfügbare Ressourcen) zu finden, welche den größten Beitrag zur Erfüllung der Ziele der Organisation leisten kann.
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Wesentliches Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, die richtigen Projekte zu finden bzw. auszuwählen. Diese Projekte bilden dann das Projektportfolio. Somit zielt das Projektportfoliomanagement vor allem auf eine höhere Effektivität der Projektwirtschaft, während beim Projektmanagement im Allgemeinen vor allem die effiziente Umsetzung von Projekten im Vordergrund steht.
Eine Definition des Projektportfoliomanagements liefert der Schweizer Fachautor Bruno Jenny:
„Das Projektportfoliomanagement führt alle Projekte einer Führungseinheit. Dazu gehören alle Aufgaben, welche für das Priorisieren, das Koordinieren, das Kontrollieren und das Unterstützen der anstehenden und laufenden Projekte und der notwendigen Ressourcen aus Projektportfolio-Sicht notwendig sind.“[5]
Etwas allgemeiner betrachtet kann man unter Projektportfoliomanagement die permanente Planung, Priorisierung, übergreifende Steuerung und Überwachung aller Projekte einer Organisation oder eines abgeschlossenen Teilbereichs einer Organisation verstehen.
Zu den Aufgaben des Projektportfoliomanagements gehören
Während das Projektmanagement von Einzelprojekten oder Programmen (siehe Programmmanagement) mit dem Abschluss der Projekte endet (Lebenswegorientierung), handelt es sich beim Projektportfoliomanagement um eine permanente Aufgabe, die zyklisch wiederholt wird.
Projekte innerhalb des Projektportfolios einer Organisation stehen oft untereinander im Wettbewerb um
Verschiedene Verfahren werden – z. T. in Kombination – eingesetzt:
Vor allem in großen Organisationen mit vielen Teilorganisationen (z. B. Geschäftsbereichen) kann es vorkommen, dass Projekte mit vergleichbaren Zielen parallel durchgeführt werden, ohne dass die Portfoliomanager davon wissen.
In vielen Organisationen stellt ein Project Management Office (PMO) sicher, dass die Projektmanager Einheitlichkeit entwickeln hinsichtlich
Verschiedene Faktoren können die Möglichkeiten einer Organisation einschränken, Projekte durchzuführen, z. B. Personal, Finanzmittel, technische Beschränkungen, oder auch das Bedürfnis, die Fähigkeit der Organisation, laufenden Wandel zu beherrschen, nicht zu überfordern.
Im Beispiel wird in einem Entscheidungsbaum eine Auswahl aus einer Liste von 7 potenziellen Projekten getroffen. Die Auswahl wird durch ein Budget von $10 Mio. begrenzt. Die Projektauswahl bleibt mit gesamten Kosten von $7,74 Mio. innerhalb dieser Beschränkung und bietet dabei den höchstmöglichen Payoff von $2,71 Mio. Alle anderen Kombinationen von Projekten würden entweder einen niedrigeren Payoff erzeugen oder das Budget überschreiten.
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