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打印服务器接受来自计算机的打印作业,并将作业发送到相应的打印机。不過通常情況下,打印作業到達服務器的速度遠比打印机实际处理速度要快,這時打印作業就會在打印服務器上排隊,等待被服務器發送至打印機。打印服务器的額外功能包括检查待处理的打印作业队列,重新排序或删除等待的打印作业,或进行各种核算(如计算页数,这可能涉及读取打印机生成的数据)、配置彩色打印配额、用户/部门身份验证或对打印文件加水印。
打印服务器可以支持各种行业标准或专有打印协议,例如互聯網列印協定(IPP)、行式打印机后台程序协议(LPD)、NetWare、NetBIOS或JetDirect等。
打印服务器可以是一台联网的计算机,可以連上一台或多台共享打印机。或者打印服务器也可以是网络上的专用设备,与局域网和一台或多台打印机连接。這些专用设备往往在配置和功能上都相当简单,例如无线路由器、防火墙或两者兼有。或者打印服务器直接整合進打印机。
所有具有电子连接器的打印机都与打印服务器兼容。不過有時打印機無法將所有狀態都發送給服务器,例如墨水量低的警示信号。
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