機要秘書（英語：Confidential Secretary[1][2]）是指在政黨、政治[3]、軍事單位，從事機密文件、電報的翻譯、處理及保管的秘書人員[4][5]。企業的機要秘書一般為資深人員擔任，通常僅針對高階主管個人提供服務，除了執行主管所交付的命令之外，還要處理與主管相關的行政事務[6]。
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在中華民國《公務人員任用法施行細則》中[7]，對於得以機要人員任用之範圍已有原則性規範，即機要秘書、監印等職務之人員，規定必須事先將擬列為機要之職務報經銓敘部同意後始能進用，亦不得任意以常任文官職位進用機要人員；但自《地方制度法》實施後，對於縣市政府得以機要人員進用之一級主管，何種主管得以機要進用並無規範，因此，新任首長每以延攬人才需要為由，任意設置機要職位，致形成目前有依法應屬考試進用之職任以機要進用，或不具專業或能力而以高職位進用、支領高薪等現象，與公務人員任用法有關規定有違，更影響機關內部人員士氣與和諧[8]。機關首長上任後任命之機要秘書，需符合《公職人員利益衝突迴避法》[9]。
中華民國勞動部表定的秘書別稱有：「辦公室助理、行政助理、業務助理、部門秘書、機要秘書、總經理特助、董事長特助」[6]。台北市立圖書館對機要秘書敘述為：「工作性質從檔案管理、部門溝通、替主管做好行程規劃、文書處理、會議管理，如：備茶水餐點，到作簡報等等……」，並認為「需具備溝通協調能力，與細心、耐心、反應靈敏、能堪繁鉅」的人格特質。專業技能要求包括「品質管理、人力資源管理、電腦知能，如：中級文書處理、英文聽讀說寫的能力、會議紀錄和報告撰寫等能力。」[10]
劉文雄，他在基隆地方派系的國民黨支持拿下初選，之前只擔任機要秘書。[11]
胡麗玲曾擔任國民黨三任秘書長機要秘書。她透過媒體發表聲明，並指出擔任國民黨主席十餘年的李登輝[12]是台灣黑金政治的始作俑者。[13]
政治案例，例如：馬永成就曾擔任前總統陳水扁的總統府機要秘書，隨後並擔任總統府副秘書長[14]。最高檢察署特偵組偵辦國務機要費案，就發現馬永成涉嫌與陳水扁、吳淑珍、林德訓等人，共同以不實發票及虛構機密外交等方式，詐領、侵占國務機要費約新台幣七千萬元。[15][16]
柯文哲剛擔任台北市長時，他自爆尋找機要秘書時[17]，甚至有秘書上班第一天，就哭著離職。[18]
毛慶祥為蔣中正貼身幕僚，他曾擔任北伐軍總司令部機要秘書一職[19]。
國共內戰的歷史中，身居機要秘書一職的人物，還有民國20至30年代被中國共產黨稱為情報後三傑的熊向暉[20]。當時周恩來著眼於情報工作的長期性，便選上當時就讀於清華大學中文系的熊向暉，此後更經過共黨運作安排順利滲透至蔣介石四大愛將之一胡宗南身邊，胡對熊向暉可說是愛護有加，甚至還送熊向暉至黃埔軍校學習，熊向暉更是黃埔第十五期生並代表畢業生致詞，學成後熊向暉便成為胡的機要秘書。[21]
蕭一葦湖南湘鄉人。1932年，在重慶擔任軍法官，他因為出色的寫作和書畫才能，被孫立人收為機要秘書，從此轉戰緬甸和印度。他的兒子蕭孟戎口述，父親主要工作是替孫將軍起草並管理公文，以及處理機密報告等。將軍雖然驍勇善戰，被日軍封為「戰神」；生活中卻直來直往，得罪了一些人。而蕭一葦就充當潤滑劑的角色，替孫立人處理各種人際關係。[22]
除黨政軍之外，企業用才[23][24]也會使用到機要秘書[25]。
2015年初，台灣銀行董事長李紀珠、就曾透過臉書公開徵才，招募機要秘書一名。其薪資視學經歷而定、起薪上看新台幣5至10萬元不等[26]。以台灣的就業市場而言，大多數公司中最高階秘書（如：董事長特助、總經理特助、執行秘書、機要秘書等）通常只有一個職缺，且任職期間很長，底下的秘書不容易有晉升及發展機會，大部分人將秘書工作當成轉職跳板，尤其是跳到人力資源部門；國內有不少公司人力資源主管或客戶服務主管是由秘書轉任的成功案例[6]。
機要秘書. 中華民國客家委員會. [2015-01-26]. （原始內容存檔於2015-09-24） （中文（臺灣））. 海陸例句：吾叔做鎮長個機要秘書，逐日都愛處理當多重要個公事。（詞義：我叔叔當鎮長的機要秘書，每天都要處理很多重要的公事。）
秘书的种类. 創富學校. 2013-05-01 [2015-01-26]. （原始內容存檔於2016-03-04） （中文（中國大陸））. 機要秘書常包括譯電員、機要保密員等。
機要秘書解釋和意思. 在線新華字典. [2015-01-27]. （原始內容存檔於2020-01-18） （中文（中國大陸））. 掌管和處理機要文件的秘書。
行政院勞工委員會. 秘書 (PDF). 中華民國勞動部. 2013年 [2015-01-27]. （原始內容 (PDF)存檔於2015-01-28） （中文（臺灣））. 公務人員任用法施行細則. [2015-01-27]. （原始內容存檔於2016-03-05） （中文（臺灣））. 第九條本法第十一條第一項所稱「辦理機要人員」，指擔任機要秘書及監印等職務
許毓圃. 機要人員進用確有規範之必要. 財團法人國家政策基金會. 2000-12-16 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2015-01-28） （中文（臺灣））. 日前報載立法院法制委員會擬提案修正公務人員任用法，就機要人員進用所任之職等範圍及各職等應具之資格條件，授權由考試院定之。此一作法既能兼顧現實解決爭議，又能適應機關用人需要，我們誠盼朝野諸公能本諸建立公平、公正的文官體制與制度的永續發展，共同支持此一良法美意早日實現。
機關首長上任後任命之機要秘書，嗣後成為二親等姻親，如繼續任用是否違反公職人員利益衝突迴避法疑義乙案(0980017441). 法務部. 2009-06-16 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2016-03-15） （中文（臺灣））. 按公職人員知有利益衝突者，應即自行迴避，並由職務代理人執行之，違反者處新台幣100萬元以上500萬元以下罰鍰；所稱利益衝突，指公職人員執行職務時，得因其作為或不作為，直接或間接使本人或其關係人獲取利益者，本法第5條、第6條、第10條及第16條定有明文。次按機關首長於任用機要秘書時，2人既無親屬關係，則任用時不受公務人員任用法第26條第1項規定有關迴避任用之限制，嗣該機要秘書與機關首長之妹結婚，而使2人成為二親等姻親，參酌公務人員任用法第26條第2項立法意旨，該機要秘書非不得繼續任職至機關首長離職為止，銓敘部98年4月27日部法二字第0983053589號函足供參照。
地方派系的政黨支持變遷模式之研究---以基隆市個案為例 (PDF). [2015-01-27]. （原始內容存檔 (PDF)於2016-03-04） （中文（臺灣））. 我了不起只有一個機要秘書的背景。張市長非常保守，甚至反對我出來競選，當時有個初選，是關中先生主持，那次讓很多人有出頭的機會，我就是在那次初選拿到第一名，跟那時候本來已經預備提名的市議員王翔鐘，後來相差 305票。
經濟學人. 終結黑金政治！前總統李登輝遭起訴. 天下雜誌. 2011-07-12 [2014-01-27]. （原始內容存檔於2020-04-28） （中文（臺灣））. 檢方指出，李登輝於1994年秘密計畫貢獻1050萬給某國外政黨，推測應該就是南非的非洲民族議會黨。而在該筆資金歸還之時，只剩不到300萬美元。
范正祥、邱燕玲. 馬永成 接總統府副秘書長. 自由時報. 2005-02-02 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2019-06-19） （中文（臺灣））. 聯合晚報. 國務機要費案話說從頭. 聯合新聞網. 2008-05-19 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2013-12-13） （中文（臺灣））. 羊正鈺. 柯市長找秘書》或許該找的不是「一個能存活下來的人」. 關鍵評論網. 2014-12-31 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2016-05-05） （中文（臺灣））. 首長會配有5個「機要人員」的缺可以運用，而前述所提到的內部找人、公家單位借調的人都不算在這5個機要人員的名額內。（市長在市府內的機要名額是5個。但市府下面的一級機關首長最多可以有2個。）而且這個「機要秘書」其實就可以找私人企業的人才，進入市政府後會用換算年資的方式給予該員符合年資的公務員薪資。
朱小平、吳金良. 《蒋氏家族全传》2．人不亲土亲. 勸學網. [2015-01-27]. （原始內容存檔於2012-05-26） （中文（中國大陸））. 蔣在留日期間，曾得到過毛穎甫的多次資助，以後蔣介石就提拔毛穎南的長子毛慶祥為北伐軍總司令部機要秘書，後又升為軍委會機要科長，成為蔣的親信。毛穎甫本人……
熊向暉 摘《我的情報與外交生涯》. 胡宗南委任我当他的机要秘书. 中國共產黨新聞網. [2015-01-27]. （原始內容存檔於2020-04-28） （中文（中國大陸））. 如此這般，我就成了胡宗南的親信助手——侍從副官、機要秘書。除處理文電和日常事務外，還有一項被胡認為別人不能代替的工作——為他起草講話稿。胡經常到他主辦的軍政院校和所屬部隊作「精神講話」。我起草的稿子短而精，儘是豪言壯語，最合他的口味。
陳俊吉. 〈自由廣場〉熊向暉與張顯耀. 自由時報. 2014-08-25 [2015-01-27]. （原始內容存檔於2014-08-26） （中文（臺灣））.
張越. 《專題報導》機要秘書蕭一葦 隨孫立人轉戰緬印. 世界新聞網. 2014-10-12 [2014-01-27]. （原始內容存檔於2015-01-28） （中文（香港））. 蕭孟戎說，到台灣後，一家人住在用泥壘起來的房子裡多年，生活艱難。孫將軍也為蔣介石和黃埔系所猜忌，甚至遭軟禁多年，而父親因為多年擔任機要秘書，也無法倖免，不但受到監視，甚至威脅。他說，記得自己8歲左右時，有一天家裡吃飯，突然從房頂上掉下來一顆子彈，一家人嚇得不輕。後來蕭一葦轉到陸軍總部，給了一個有名無實的高級參謀職位，以後退役。
