Loading AI tools
З Вікіпедії, вільної енциклопедії
Автоматизоване діловодство — Діловодство з застосуванням програмного забезпечення, що автоматизує облік, контроль та інші операції.
Було запропоновано приєднати цю статтю або розділ до Електронний документообіг, але, можливо, це варто додатково обговорити. Пропозиція з лютого 2018. |
Нині на вітчизняному ринку представлено кілька десятків програмних продуктів, призначених для автоматизації управління документами. Автоматизовані системи управління документами (АСУД) можна класифікувати в такий спосіб:
Системи САД вирішують завдання обліку (реєстрації) вхідних, вихідних, внутрішніх документів, а також обліку резолюцій і отриманих звітів про виконання. Ці системи дозволяють здійснювати контроль за виконанням документів, кожної резолюції або доручення, зберігати дані про справи, в яких зберігаються документи, а також забезпечують швидкий пошук необхідних документів за одним реквізитом або сполученням реквізитів. Отже, системи САД дозволяють автоматизувати рутинні операції роботи з документами. У базах даних цих систем зберігається не лише формальна частина (реквізити) документів, але й їх змістова частина у вигляді текстів, текстових файлів, образів.
Застосування САД виправдане у невеликих установах з незначним документообігом. Така система функціонує як на окремому комп'ютері, так і в локальній комп'ютерній мережі.
САД найчастіше розробляються індивідуально для внутрішнього користування в установі й на ринок не потрапляють.
СЕД, окрім завдань автоматизації діловодства, забезпечують суворо регламентований і контрольований рух документів усередині та поза установою на основі інформаційних і комунікаційних технологій. Вони орієнтовані, насамперед, на роботу з електронними документами, що, по суті, випливає із самого словосполучення «електронний документообіг». У СЕД функціонують документи, що надходять технічними каналами зв'язку, електронні документи, створені в установі за допомогою засобів електронно-обчислювальної техніки, а також документи, створені за допомогою сканування паперових документів (електронні образи паперових документів). У таких системах значна увага приділяється всім стадіям існування електронного документа — від його створення і первісного направлення у сховища документів до переміщення (або копіювання) в архів оперативного або довготривалого зберігання. При цьому відносно тривалим за часом і важливим по суті є процес колективної підготовки документа, його багаторазового узгодження, створення версій документа, затвердження остаточної версії та її друкування.
Використання СЕД дозволяє підвищити ефективність праці співробітників установ з досить великим обсягом документів, що пересилаються, або з чималою штатною чисельністю персоналу. Так, фахівці вважають, що використання СЕД є вигідним для установи, чисельність співробітників якої перевищує 50 осіб. У цьому випадку витрати на придбання та впровадження системи, навчання співробітників окупаються за рахунок підвищення швидкості передавання інформації, доступності як інформації, так і документів. Для впровадження СЕД необхідна локальна комп'ютерна мережа.
У СЕД може бути реалізована система юридично значимого документообігу (застосування електронного цифрового підпису й шифрування документів.
КСУД забезпечують універсальне, повсюдно доступне середовище для роботи та зберігання всіх типів документів, створюваних в установі. Корпоративні системи дозволяють користувачеві застосовувати всі функціональні підсистеми безпосередньо з бізнес-додатка. Це можуть бути офісні додатки щодо роботи з текстами, таблицями, графіками, фінансові системи, системи керування ресурсами тощо. Користувачами цих систем є всі співробітники установи.
Обрання тієї або іншої системи залежить від завдань, які передбачається вирішувати в установі за допомогою даної системи, типу управлінської структури, масштабів діяльності установи, її технічних і фінансових можливостей.
Сьогодні різні фірми пропонують великий вибір АСУД, однак, як правило, перевага віддається розробленню СЕД як більш перспективному напряму роботи з електронними документами. Серед українських розробок найбільш розповсюджені системи «Megapolis.DocNet» (компанія InBase»), «АСКОД» (компанія «ІнфоПлюс»), «e-Docs» (компанія «Елеганс Україна»), «Атлас Док» (корпорація «Атлас»), «ДОК ПРОФ 2.0» (компанія «Квазар-Мікро»), «ФОССДок» (підприємство «Фосс-Он-Лайн»).
Ця стаття не містить посилань на джерела. (січень 2019) |
Seamless Wikipedia browsing. On steroids.
Every time you click a link to Wikipedia, Wiktionary or Wikiquote in your browser's search results, it will show the modern Wikiwand interface.
Wikiwand extension is a five stars, simple, with minimum permission required to keep your browsing private, safe and transparent.