Ревизия кассы — проверка законности и правильности осуществления хозяйственных операций с наличными денежными средствами и другими ценностями, хранящимися в кассе хозяйствующего субъекта, их документального оформления и принятия к учёту. Ревизия кассы может осуществляться в рамках мероприятия финансового контроля (например, документальной ревизии) либо как отдельная проверка.
- Настоящая статья написана применительно ко всем юридическим лицам Российской Федерации, за исключением кредитных организаций и организаций розничной торговли.
Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации регламентируется Центральным банком Российской Федерации и являются обязательными для всех юридических лиц. Основные требования:
- Все хозяйствующие субъекты любых организационно-правовых форм хранят принадлежащие им денежные средства на счетах в банках.
- Хозяйствующие субъекты осуществляют платежи своим контрагентам в безналичном порядке через банки. Центральным банком устанавливается предел расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке.
- Для того, чтобы осуществлять расчёты наличными деньгами, хозяйствующие субъекты должны организовать место для кассы и завести кассовую книгу.
- Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются (с 2014 года) юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно.
- Принимать деньги у физических лиц разрешается только путём применения контрольно-кассовой техники (это касается не только наличных денег, но и безналичных — перевода на счёт или списания с банковской карты).
- Хозяйствующим субъектам, исключая малые предприятия и индивидуальных предпринимателей, разрешается иметь ограниченное количество наличных денег в кассе. Лимит остатка кассы устанавливается предприятием самостоятельно и не должен превышаться. Если в кассу поступают наличные деньги сверх установленного лимита, они должны в тот же день быть сданы на счёт в банке. Накапливать наличные деньги в кассе на любые цели не допускается (за исключением периода выплаты заработной платы сотрудникам — не более трёх рабочих дней).
- Приём наличных денег в кассу оформляется специальным первичным документом — приходным кассовым ордером, который подписывается главным бухгалтером. Отрывная часть приходного кассового ордера, называемая квитанцией, подписывается главным бухгалтером и работником кассы (кассиром) и выдаётся на руки лицу, внёсшему деньги.
- Оформление выдачи денег из кассы производится расходным кассовым ордером, который, в отличие от приходного, подписывается не только главным бухгалтером, но и руководителем хозяйствующего субъекта. Если выдача производится в один день и по одному основанию (например, заработная плата) многим лицам, допустимо составлять ведомость.
- Кассир имеет право выдать деньги из кассы только по предъявлению паспорта (либо другого документа, удостоверяющего личность). Лицо, получившее деньги собственноручно расписывается в ордере или ведомости. Кассир не имеет права выдать деньги другому лицу, иначе как по доверенности, оформленной в установленном порядке. Все оправдательные документы, приложенные к расходному кассовому ордеру, гасятся штампом «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты (для того, чтобы по этим документам нельзя было получить деньги повторно).
- По истечении установленных сроков оплаты труда (не более пяти дней) кассир должен задепонировать невыданные суммы, то есть учесть в особом регистре, а ведомость провести по учёту.
- Приходные и расходные кассовые ордера при их оформлении и до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в особом журнале.
- Хозяйствующим субъектам разрешено оформлять электронные приходные и расходные кассовые ордера. Распечатывать документы при этом не нужно, но у кассира, бухгалтера и получателя денег должна быть электронная подпись. Хозяйствующий субъект может комбинировать электронные и бумажные документы (часть кассовых ордеров составлять на бумаге, часть электронно либо оформлять электронно только приходные кассовые ордера, а все расходные ордера печатать).
- Каждый приход денег в кассу и каждый расход денег из кассы регистрируется в кассовой книге. Такая книга должна оформляться в любом хозяйствующем субъекте, листы её нумеруются, книга шнуруется и опечатывается мастичной печатью. Каждый лист кассовой книги соответствует операциям одного дня. При этом одновременно заполняется отрывная копия листа кассовой книги, называемая отчётом кассира. Отчёт кассира ежедневно передаётся в бухгалтерию вместе со всеми кассовыми документами для проведения их по учёту.
- Если выявляется расход денег из кассы, не подтверждённый подписью получателя, такой расход оформляется как недостача. На основании договора о полной материальной ответственности такая недостача может быть взыскана с кассира в полном объёме. Если в кассе будет выявлен излишек средств, такой излишек приходуется как доход предприятия.
- Кассиру запрещено хранить посторонние деньги и ценности, не имеющие отношения к кассе хозяйствующего субъекта. Кассир несёт полную материальную ответственность за сохранность всех принятых ценностей и за ущерб, причинённый как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к исполнению своих обязанностей.
- Руководитель хозяйствующего субъекта может периодически организовывать внезапные проверки кассы с полным пересчётом денег и ценностей. Фактический остаток денежных средств в кассе сверяется с данными кассовой книги. Для осуществления проверок кассы приказом назначается инвентаризационная комиссия.
Помимо наличных денежных средств, в кассе хозяйствующего субъекта могут храниться следующие ценности:
Признаками отсутствия или недостаточности внутреннего контроля за движением наличных денежных средств в кассе хозяйствующего субъекта могут являться:
- отсутствие налаженной системы проведения внезапных проверок кассы с полным пересчётом денежной наличности и других ценностей, находящихся в кассе;
- формальное проведение таких проверок:
- назначение в инвентаризационную комиссию постоянно одних и тех же лиц,
- проведение проверок в заранее известные отчётные даты (когда кассир может подготовиться к проверке),
- отсутствие у кассира навыков подготовки к проверке кассы, (что свидетельствует о том, что такая процедура не является для него обычной);
- отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности (в этом случае недостача денежных средств в кассе не будет иметь юридических последствий);
- факты подписания кассовых ордеров вместо руководителя и главного бухгалтера другими лицами без письменного распоряжения руководителя хозяйствующего субъекта;
- при временном отсутствии кассира (отпуск, лечение) — возложение его функций на другого работника без письменного распоряжения руководителя и без заключения с этим работником договора о полной материальной ответственности.
На основе результатов оценки системы внутреннего контроля в части обеспечения соблюдения кассовой дисциплины, ревизор может планировать состав основных контрольных мероприятий. При ревизии кассовых операций проводится:
- формальная проверка кассовой книги (опечатана ли, соответствует ли фактическое количество листов указанному при опечатывании, есть ли неоговорённые исправления и т. д.);
- арифметическая проверка итогов кассовых отчётов;
- проверка совпадения входящих остатков по кассе на утро каждого дня с конечным остатком за предыдущий день;
- проверка наличия на кассовых ордерах необходимых подписей должностных лиц, расписок получателей денег (если выявлен расходный кассовый ордер без расписки получателя — организуется устный опрос получателя);
- проверка соответствия кассовой книги:
- журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров,
- первичным учётным документам;
- проверка чековой книжки на полноту и сравнение приходных кассовых ордеров на получение денег с расчётного счёта с выписками из банковского счёта;
- проверка расчётов с подотчётными лицами по средствам, полученным на командировки, хозяйственные расходы;
- проверка полноты приложений к расходным кассовым ордерам, правильности и своевременности погашения их штампом «ОПЛАЧЕНО» (во избежание повторного использования);
- проверка доброкачественности оправдательных документов, приложенных к расходным кассовым ордерам;
- проверка обоснованности включения лиц в платёжные ведомости, сверка данных синтетического и аналитического учёта по расчётам с персоналом (во избежание двойных выплат);
- проверка соответствия платёжных ведомостей реестрам депонированных сумм;
- проверка своевременности и полноты сдачи в банк депонированных сумм и полноты их оприходования по выписке из банковского счёта;
- проверка соответствия выданных депонированных сумм книге учёта депонентов;
- проверка непревышения предельной суммы осуществления расчётов наличными с юридическими лицами (как по поступлению, так и по расходованию средств), соблюдения лимита остатка кассы, установленного банком;
- проверка отражения кассовых операций в регистрах учёта (соответствия контировки первичных документов счетам учёта).
- М.В.Мельник, А.С.Пантелеев, А.Л.Звездин. Ревизия и контроль : учебник. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 272 - 283. — 640 с. — ISBN 978-5-85971-641-8.
- Малолетко А.Н. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: КНОРУС, 2006. — С. 261 - 278. — 312 с. — ISBN 5-85971-433-5.
- Бровкина Н.Д. Контроль и ревизия : учеб.пособие. — Москва: ИНФРА-М, 2007. — С. 190 - 204. — 346 с. — ISBN 978-5-16-003022-7.
- Контроль и ревизия : учебник для среднего профессионального образования / М.В.Мельник. — Москва: Экономистъ, 2007. — С. 152 - 164. — 254 с. — ISBN 5-98118-196-6.
- Судебная бухгалтерия: Учебник / С.П.Голубятников. — Москва: Юридическая литература, 1998. — С. 170 - 195. — 368 с. — ISBN 5-7260-0903-7.
- Керимов В.Э. Бухгалтерский учёт. — Москва: Эксмо, 2006. — С. 400 - 410. — 688 с. — ISBN 5-699-15092-7.
- Кассовые операции. — Москва: Статус-Кво 97, 2005. — С. 7 - 41. — 156 с. — ISBN 5-1727-0083-8.