Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Pengadaan adalah proses mengadakan / menyediakan melalui tahapan dan prosedur yang ditetapkan. Tahapan dan prosedur ini dituangkan ke dalam Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Perpres PBJ-2018) yang diperbarui dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun Perpres PBJ-2021, selanjutnya dirinci dengan peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (Pedoman Pengadaan dengan Penyedia).

Hal-hal Seputar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Urgensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berperan penting dalam pelaksanaan pembangunan nasional untuk (i) peningkatan pelayanan publik dan pengembangan perekonomian nasional dan daerah, (ii) kontribusi dalam peningkatan penggunaan produk dalam negeri, (iii) peningkatan peran Usaha Mikro, Usaha Kecil, dan Usaha Menengah, dan (iv) pembangunan berkelanjutan (Peraturan Presiden Nomor 18 Tahun 2018 dan Nomor 12 Tahun 2021.

Etika Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Mengenai etika dalam pengadaan barang dan jasa Pemerintah, lihat Etika Pengadaan Barang/Jasa. Dalam Etika Pengadaan Barang/Jasa, harus dihindari terjadinya pertentangan kepentingan. Pertentangan kepentingan maksudnya:

• Direksi, Dewan Komisaris, atau personel inti pada suatu badan usaha, TIDAK merangkap sebagai Direksi, Dewan Komisaris, atau personel inti pada badan usaha lain yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama;
• konsultan perencana/pengawas dalam Pekerjaan Konstruksi TIDAK bertindak sebagai pelaksana Pekerjaan Konstruksi yang direncanakannya /diawasinya, kecuali dalam pelaksanaan pengadaan pekerjaan terintegrasi;
• konsultan manajemen konstruksi TIDAK berperan sebagai konsultan perencana;
• engurus/manajer koperasi TIDAK merangkap sebagai pelaku Pengadaan pada pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa di Kementerian/Lembaga/ Perangkat Daerah;
• Pelaku Pengadaan dari pihak Pemerintah baik langsung maupun tidak langsung TIDAK mengendalikan atau menjalankan badan usaha Penyedia; dan/atau
• beberapa badan usaha yang mengikuti Tender/Seleksi yang sama, TIDAK dikendalikan baik langsung maupun tidak langsung oleh pihak yang sama, dan/atau kepemilikan sahamnya lebih dari 50% (lima puluh persen) dikuasai oleh pemegang saham yang sama.

Pelaku Pengadaan Barang/Jasa

Dari sisi Pemerintah Pusat terdapat Kementerian dan Lembaga non-Kementerian yang dibentuk berdasarkan peraturan perundang-undangan, yang operasionalnya menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN), dan dari sisi pemerintah daerah terdapat perangkat daerah dengan tugas membantu Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD). Seluruh instansi ini sering diakronimkan dengan K/L/PD (Kementerian/Lembaga/Perangkat Daerah). Unsur K/L/PD pelaku pengadaan barang dan jasa adalah:

1. Pengguna Anggaran (PA). Biasanya dijabat oleh Menteri atau Kepala Lembaga non kementerian setingkat Menteri. Untuk pemerintah daerah, kewenangan diserahkan kepada kepala pemerintah daerah.
2. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA). biasanya dijabat oleh Pejabat Eselon II atau yang setara. Sebagian besar tugas PA didelegasikan kepada KPA;
3. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Sering dijabat oleh pejabat atau staf di bawah Pejabat Eselon II. PPK biasanya ditetapkan oleh KPA;
4. Pejabat Pengadaan (staf di bawah KPA yang bersertifikasi pengadaan, dengan tugas membantu PPK melakukan persiapan dan pelaksanaan Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung dengan pagu maksimal Rp.200.000.000.- Penunjukan Langsung Jasa Konsultansi maksimal pagu Rp.100.000.000.- dan ‘’e-purchasing’’)
5. Kelompok Kerja (Pokja) Pemilihan (staf dengan kualifikasi pengadaan barang/jasa yang diberi tugas oleh Kepala [[Unit Kerja Pengadaan Barang/Jasa]] (UKPBJ) dengan tugas (i) menyiapkan dan melaksanakan pemilihan Penyedia kecuali E-purchasing dan Pengadaan Langsung; (ii) menetapkan pemenang pemilihan/Penyedia: (a)  Tender/Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Barang/ Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dengan nilai pagu anggaran paling banyak Rp100.000.000.000,00; dan (b)  seleksi/ Penunjukan Langsung untuk paket Pengadaan Jasa Konsultansi dengan ni!ai pagu anggaran paling banyak Rp10.000.000.000,00.
6. Agen Pengadaan;
7. Penyelenggara Swakelola (pelaksanaan pengadaan sendiri oleh Satuan Kerja tanpa melalui prosedur tender).

Di luar Pemerintah: Pelaku usaha dari seluruh segmen dan jenis usaha dengan kualifikasi yang ditentukan.

Bagaimana pelaku usaha dapat mengetahui adanya pengadaan barang dan jasa?

• Informasi ini dapat diketahui melalui Rencana Umum Pengadaan (RUP) pada Kementerian/Lembaga Pemerintah, baik di Pusat maupun di daerah. RUP dapat diakses pada https://sirup.lkpp.go.id/sirup/home/rekapitulasiindex.
• RUP di Pusat sudah disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat (DPR), dan RUP pemerintah daerah sudah disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD).
• RUP ada di dalam dokumen anggaran kementerian dan lembaga Pemerintah dan pemerintah daerah, dan disebut Daftar Isian Program dan Kegiatan (DIPA). Komponen DIPA dijabarkan secara rinci dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Kementerian/Lembaga (RKA-K/L). Pada sekitar November tahun berkenaan, DIPA untuk tahun berikutnya biasanya diterbitkan oleh Kementerian Keuangan. Pada Januari tahun berikutnya, RUP harus segera diinformasikan kepada publik agar para pelaku usaha dapat mempersiapkan diri untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa Pemerintah, dan pelaksanaan program dan anggaran di K/L/PD berjalan lancar dan tertib. RUP seluruh kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah terhubung dengan LKPP (Pranala RUP).

Catatan: Pada laman RUP, kolom K/L/PD merangkum seluruh kementerian dan lembaga. KEMENTERIAN merangkum seluruh kementerian yang ada pada kabinet Pemerintah Pusat. LEMBAGA adalah seluruh lembaga di bawah naungan Pemerintah Pusat atau lembaga independen yang operasionalnya didanai dari APBN. PROVINSI adalah seluruh pemerintah provinsi. KOTA  adalah seluruh pemerintah kota. KABUPATEN  adalah seluruh pemerintah kabupaten. BUMN (Badan Usaha Milik Negara), BUMD (Badan Usaha Milik Daerah), dan LEMBAGA lainnya. Seluruh lembaga ini, bila melakukan pengadaan barang dan jasa, menggunakan APBN atau APBD .

Suatu kementerian atau lembaga pemerintah biasanya terdiri dari beberapa unit Eselon I (Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Badan, atau nomenklatur lain yang setara). Satu Unit Eselon I biasanya mengepalai beberapa Unit Eselon II (Direktorat, Pusat, Biro, atau nomenklatur lain yang setara). Dalam konteks anggaran atau pengadaan barang dan jasa, nama Unit Eselon II sering diawali dengan istilah Satuan Kerja (Satker). Pada setiap satu Satker terdapat sekurang-kurangnya satu Pejabat Pembuat Komitmen dan satu atau beberapa orang Pejabat Pengadaan.

Jenis Barang dan Jasa yang diperlukan oleh K/L/PD

Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 16 Tahun 2018 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang diperbarui dengan Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2021 (selanjutkan disebut Perpres PBJ untuk merujuk pada dua peraturan yang masih berlaku), Pasal 3 menyatakan bahwa jenis barang/jasa yang diadakan oleh Pemerintah mencakup empat kategori, yaitu

1. Barang (semua jenis barang, misalnya perlengkapan kantor, alat pemadam kebakaran, furniture, kendaraan, perangkat komputer, peralatan kesehatan, obat-obatan, dan sebagainya);
2. Pekerjaan Konstruksi (pembangunan gedung, jalan, irigasi, instalasi pembangkit)
3. Jasa Konsultansi (Konsultansi Perorangan, Konsultansi Badan Usaha, Konsultansi Konstruksi (perorangan dan badan usaha)); dan
4. Jasa Lainnya (seperti cleaning service, jasa pengamanan, perawatan gedung/sarana, pencetakan naskah, pencetakan security, pengiriman, dan sebagainya).

Untuk mengetahui besarnya anggaran untuk pengadaan dan jasa yang dibutuhkan oleh suatu K/L/PD, informasi dapat ditelusuri melalui RUP. Sedangkan untuk mengetahui banyaknya pengadaan barang dan jasa serta jenisnya yang diperlukan oleh suatu K/L/PD, dapat menelusuri dari laman LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) pada K/L/PD tertentu. Contoh: barang atau jasa yang dipenuhi oleh perangkat daerah Pemerintah Kota Bogor, pada mesin pencari Google, ketikan: lpse kota bogor, maka akan muncul LPSE Kota Bogor. LPSE Kementerian Kesehatan: LPSE Kemenkes. LPSE Badan Riset Inovasi Nasional LPSE BRIN.

Tampilan laman LPSE adalah sama untuk seluruh K/L/PD. Halaman depan selalu menampilkan daftar pengadaan yang paling akhir dimasukkan ke dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Pengadaan yang diumumkan sebelumnya akan bergeser ke bawah. Anda dapat melihat seluruh tender dengan mengklik pranala Tender, untuk pengadaan dengan metode tender atau seleksi. Anda juga dapat melihat pengadaan non tender pada pranala Non Tender.

Bagaimana para pelaku usaha dapat menjadi penyedia barang dan jasa?

Pada dasarnya, setiap pelaku usaha dapat berpartisipasi dalam pengadaan barang dan jasa Pemerintah. Hal ini dapat ditelusuri pada legislasi yang relevan. Agar pelaku usaha dapat berpartisipasi dalam pengadaan barang dan jasa Pemerintah sehingga dapat menjadi calon penyedia, pelaku usaha harus mendaftarkan diri dan perusahaannya pada laman LPSE mana saja, karena LPSE dioperasikan berdasarkan SPSE secara terintegrasi pada seluruh K/L/PD. Untuk informasi pendaftaran diri, pelaku usaha dapat menghubungi salah satu LPSE dan penuhi seluruh persyaratan pendaftaran.

Kualifikasi Pelaku Usaha

Istilah kualifikasi selalu melekat pada pengadaan barang dan jasa Pemerintah. Kualifikasi merupakan evaluasi kompetensi, kemampuan usaha, dan pemenuhan persyaratan sebagai Penyedia. Kualifikasi dilakukan dengan pascakualifikasi atau prakualifikasi.

Pascakualifikasi merupakan proses evaluasi kualifikasi yang dilakukan setelah penyampaian penawaran. Pascakualifikasi dilaksanakan pada pelaksanaan pemilihan Penyedia dimana (i) Tender Barang/Jasa Lainnya untuk Pengadaan yang bersifat tidak kompleks; atau (ii) Seleksi Jasa Konsultansi Nonkonstruksi Perorangan. Dalam metode dengan pascakualifikasi, evaluasi kualifikasi dilakukan bersamaan dengan kompetensi, kemampuan usaha, penawaran, dan pemenuhan persyaratan sebagai Penyedia yang ditetapkan dalam Dokumen Pemilihan. Peserta dinyatakan lulus kualifikasi apabila memenuhi seluruh persyaratan kualifikasi. Evaluasi kualifikasi menggunakan metode sistem gugur.

Prakualifikasi merupakan proses evaluasi kualifikasi yang dilakukan sebelum penyampaian penawaran. Bila calon penyedia tidak lulus prakualifikasi, maka tidak berhak mengikuti tender. Evaluasi kualifikasi dan evaluasi penawaran (harga) menjadi dua kegiatan terpisah. Prakualifikasi diterapkan dalam pemilihan Penyedia dalam (i) Tender Barang/Jasa Lainnya untuk Pengadaan yang bersifat kompleks; (ii) Seleksi untuk Jasa Konsultansi Nonkonstruksi Badan Usaha; dan (iii) Penunjukan Langsung.

Jenis-jenis Pengadaan Barang dan Jasa

Pada umumnya, seluruh pengadaan barang dan jasa dikelompokkan ke dalam dua kelompok besar, yaitu Non Tender dan Tender / Seleksi. E-Purchasing (pembelian secara elektronik melalui e-katalog), Pengadaan Langsung, dan Penunjukkan Langsung masuk dalam kategori Non Tender. Dalam kategori Tender termasuk Tender Cepat, Tender, dan Seleksi.

• Tender digunakan untuk melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya apabila metode di atas tidak dapat digunakan.
• Seleksi digunakan untuk melakukan pengadaan jasa konsultansi dengan nilai di atas Rp.100.000 (Seratus juta Rupiah).

E-Purchasing

E-Purchasing digunakan untuk melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya yang masuk dalam katalog elektronik (e-catalogue). Aturan dasar dari Katalog Elektronik dan E-Purchasing adalah Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 9 Tahun 2021 tentang Toko Daring dan Katalog Elektronik dalam Pengadaan, dan Keputusan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Republik Indonesia Nomor 122 Tahun 2022 Tentang Tata Cara Penyelenggaraan Katalog Elektronik Barang/Jasa Pemerintah.

Dalam Katalog Elektronik Nasional dipamerkan barang-barang terstandar (yang telah menjalani proses analysis, seleksi, verifikasi, dan standarisasi oleh LKPP dan diperlukan secara berulang oleh seluruh K/L/PD. Contoh barang ini adalah kendaraan, barang elektronik, obat-obatan, perlengkapan kantor, furniture kantor. Katalog ini disusun dan dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah [https://e-katalog.lkpp.go.id/ LKPP Daftar Katalog]. Dalam Katalog Elektronik Sektoral dipamerkan barang yang hanya akan dibeli oleh unit-unit di bawah satu K/L/PD tertentu. Katalog ini disiapkan dan dikelola oleh K/L/PD tersebut, tetapi infrastruktur, kebijakan, dan prosedur ditetapkan oleh LKPP sesuai Perpres PBJ. Contoh Katalog Elektronik Sektoral adalah pengadaan buku teks pendidikan, yang hanya dibeli oleh sekolah dan mungkin juga dinas pendidikan. Tatacara pembelian buku teks ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan melalui Sistem Informasi Pengadaan oleh Sekolah atau SIPLah.

Langkah-langkah e-Purchasing

• PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)/PP (Pejabat Pengadaan) menentukan spesifikasi teknis barang/jasa, memprioritaskan penggunaan Produk Dalam Negeri serta produk dari Penyedia dengan Kualifikasi Usaha Kecil serta Koperasi, dan mensurvei harga barang/jasa tersebut serta membandingkannya.
• Pemesanan dilakukan melalui aplikasi, begitu pula dengan negosiasi harga dan/atau negosiasi lain, seperti layanan teknis pendukung.
• Apabila sudah terjadi kesepakatan antara PPK dan calon penyedia, PPK melakukan penandatangan Surat Pesanan dan melanjutkan proses E-Purchasing Katalog pada aplikasi, melakukan serah-terima pesanan, dan melakukan penyelesaian paket pada aplikasi. Penyedia mengirim barang sesuai pesanan.
• Apabila tidak terjadi kesepakatan antara PPK dengan calon penyedia, maka PPK membatalkan  paket pada aplikasi Katalog Elektronik, dan melakukan negosiasi sejenis dengan calon penyedia lain.

Pengadaan Langsung

Pengadaan Langsung digunakan untuk melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa lainnya yang tidak ada dalam katalog elektronik dan yang nilainya paling banyak Rp.200.000.000 (Dua ratus juta Rupiah), atau pengadaan jasa konsultansi dengan nilai maksimal Rp.100.000.000 (Seratus juta Rupiah), sesuai Perpres PBJ-2021 Pasal 38 ayat (3).

Tahapan Pelaksanaan Pengadaan Langsung

a. Nilai Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan Rp50.000.000,00, dilakukan dengan proses: (1) Pejabat Pengadaan melakukan pemesanan Barang/Jasa Lainnya kepada Penyedia; (2) Penyedia memenuhi pemesanan; (3) Penyedia dan PPK melakukan serah terima Barang/Jasa Lainnya; (4) Penyedia menyerahkan bukti pembelian/pembayaran atau kuitansi kepada PPK; dan/atau, (5) PPK melakukan pembayaran. Selesai.

b. Bila nilai Pengadaan Barang/Jasa lebih dari butir a di atas, dan paling banyak Rp200.000.000,00 maka prosesnya adalah:

1. Pejabat Pengadaan mengundang 1 (satu) calon Penyedia yang diyakini mampu untuk menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi. Undangan dilampiri spesifikasi teknis dan/atau gambar serta dokumen-dokumen lain yang menggambarkan jenis pekerjaan yang dibutuhkan. Daftar calon penyedia sudah ada dalam database SPSE.
2. Calon Penyedia yang diundang menyampaikan penawaran administrasi, teknis, harga dan kualifikasi secara langsung sesuai jadwal yang telah ditentukan dalam undangan.
3. Pejabat Pengadaan membuka penawaran dan mengevaluasi administrasi, teknis dan kualifikasi secara bersamaan dengan sistem gugur, melakukan klarifikasi teknis dan negosiasi harga untuk mendapatkan Penyedia dengan harga yang wajar serta dapat dipertanggungjawabkan.
4. Calon Penyedia melakukan negosiasi.
5. Pejabat Pengadaan membuat Berita Acara Hasil Pengadaan Langsung yang terdiri dari nama dan alamat Penyedia, harga penawaran terkoreksi dan harga hasil negosiasi, unsur-unsur yang dievaluasi (apabila ada), hasil negosiasi harga (apabila ada), keterangan lain yang dianggap perlu, dan tanggal dibuatnya Berita Acara.
6. Pejabat Pengadaan melaporkan hasil Pengadaan Langsung kepada PPK melalui SPSE dengan tembusan kepada Kepala UKPBJ.
7. Dalam hal negosiasi harga tidak menghasilkan kesepakatan, Pengadaan Langsung dinyatakan gagal dan dilakukan Pengadaan Langsung ulang dengan mengundang Pelaku Usaha lain.

Petunjuk lengkap mengenai prosedur dan proses Pengadaan Langsung dapat dicermati dari Standar Dokumen Pengadaan Langsung.

Standar Dokumen Pemilihan

Seluruh jenis pengadaan, baik tender maupun non tender, selalu diawali dengan dokumen pengadaan. Dokumen Pengadaan, dalam hal tender sering disebut Dokumen  Pemilihan, memberikan informasi terkait pengumuman pengadaan, tahap-tahap pelaksanaan pengadaan, persyaratan untuk mengikuti pengadaan, prosedur evaluasi kualifikasi, unsur kualifikasi yang dinilai, evaluasi penawaran, dan prosedur lain yang ditetapkan dalam Perpres PBJ. Seluruh informasi pengadaan dan pelaksanaannya lengkap dalam satu Dokumen Pengadaan/Pemilihan. Pelaku Usaha yang sudah mendaftarkan usahanya pada SPSE dan sudah lulus verifikasi, maka ia akan mendapat akun untuk mengakses laman LPSE sebagai Calon Penyedia. Pada laman LPSE, Calon Penyedia dapat mengunduh Dokumen Pengadaan atau Dokumen Pemilihan terkait pengadaan yang sedang diumumkan. Publik hanya dapat melihat laman LPSE, tetapi tidak dapat mengunduh dokumen tersebut, dan juga tidak dapat mengakses konten lain.

Penunjukan Langsung

Penunjukkan Langsung digunakan untuk  melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya, dan jasa konsultansi dalam keadaan tertentu.  Kriteria keadaan tertentu dalam Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021, Pasal 38 ayat (5) sebagai berikut.

1. penyelenggaraan penyiapan kegiatan yang mendadak untuk menindaklanjuti komitmen internasional yang dihadiri oleh Presiden/Wakil Presiden;
2. barang/jasa yang bersifat rahasia untuk kepentingan Negara meliputi intelijen, perlindungan saksi, pengamanan Presiden dan Wakil Presiden, Mantan Presiden dan Mantan Wakil Presiden beserta keluarganya serta tamu negara setingkat kepala negara/kepala pemerintahan, atau barang/jasa lain bersifat rahasia sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. Pekerjaan Konstruksi bangunan yang merupakan satu kesatuan sistem konstruksi dan satu kesatuan tanggung jawab atas risiko kegagalan bangunan yang secara keseluruhan tidak dapat direncanakan/diperhitungkan sebelumnya;
4. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang hanya dapat disediakan oleh 1 (satu) Pelaku Usaha yang mampu;
5. pengadaan dan penyaluran benih unggul yang meliputi benih padi, jagung, dan kedelai, serta pupuk yang meliputi Urea, NPK, dan ZA kepada petani dalam rangka menjamin ketersediaan benih dan pupuk secara tepat dan cepat untuk pelaksanaan peningkatan ketahanan pangan;
6. pekerjaan prasarana, sarana, dan utilitas umum di lingkungan perumahan bagi masyarakat Berpenghasilan Rendah yang dilaksanakan oleh pengembang yang bersangkutan;
7. Barang/Pekerjaan konstruksi/Jasa Lainnya yang spesifik dan hanya dapat dilaksanakan oleh pemegang hak paten, atau pihak yang telah mendapat izin dari pemegang hak paten, atau pihak yang menjadi pemenang tender untuk mendapatkan izin dari pemerintah;
8. Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang setelah dilakukan Tender ulang mengalami kegagalan; atau
9. pemilihan penyedia untuk melanjutkan pengadaan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya dalam hal terjadi pemutusan Kontrak.

Tahapan Pelaksanaan Penunjukan Langsung umumnya sebagai berikut (kecuali untuk kriteria 4)

1. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan melakukan pembuktian kualifikasi;
2. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menetapkan hasil kualifikasi dan menyampaikan undangan Penunjukan Langsung kepada Calon Penyedia yang lulus kualifikasi;
3. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan melakukan Pemberian Penjelasan;
4. Calon Penyedia menyampaikan dokumen penawaran, dan Pejabat Pengadaan melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran;
5. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan melakukan Evaluasi dokumen penawaran;
6. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan melakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan harga; dan
7. Pokja Pemilihan/Pejabat Pengadaan menetapkan dan mengumumkan pemenang.

Salah satu referensi untuk memahami keseluruhan prosedur, proses, dan evaluasi dalam Penunjukan Langsung dapat dicermati dari Standar Dokumen Pengadaan Barang melalui e-tender Prakualifikasi.

Tender Cepat

Tender Cepat merupakan metode pemilihan pada pengadaan Barang/Jasa Lainnya dalam hal Pelaku Usaha yang telah terkualifikasi dalam Sistem Informasi Kinerja Penyedia (SIKaP) dengan membandingkan harga tanpa memerlukan penilaian kualifikasi, evaluasi penawaran administrasi, evaluasi penawaran teknis, sanggah dan sanggah banding. Tender Cepat dilakukan untuk Pengadaan Barang/Jasa Lainnya dengan kriteria:

• spesifikasi dan volume pekerjaannya sudah dapat ditentukan secara rinci; atau
• dimungkinkan menyebutkan merek sebagaimana diatur dalam Pasal 19 ayat (2) huruf b dan huruf c Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Karena kualifiasi pelaku usaha sudah terdata pada database SIKaP, maka pelaksanaan tender dapat dilakukan dengan lebih cepat. Tahapannya sebagai berikut.

1. Pokja (Kelompok Kerja) Pemilihan menerbitkan Undangan Tender Cepat (paling lama 1 hari)
2. Calon Penyedia melakukan Pendaftaran Tender Cepat (paling lama 1 hari)
3. Calon Penyedia penyampaian Dokumen Penawaran (paling lama 3 hari)
4. Pokja Pemilihan melakukan Pembukaan Dokumen Penawaran
5. Pokja Pemilihan mengumumkan hasil pembukaan Dokumen Penawaran
6. Pokja Pemilihan melakukan verifikasi kualifikasi kepada calon Pemenang
7. Pokja Pemilihan menetapkan pemenang dan mengumumkannya.

Informasi rinci Tender Cepat untuk pengadaan barang dapat dicermati pada Standar Dokumen Pemilihan Barang dengan Tender Cepat.

Tender

Tender digunakan dalam hal tidak dapat menggunakan E-purchasing, Pengadaan Langsung, Penunjukan Langsung dan Tender Cepat. Metode Tender dapat dilakukan dengan sistem prakualifikasi atau pascakualifikasi. Tender dengan prakualifikasi memiliki tahapan pelaksanaan yang mirip dengan prosedur pada Penunjukan Langsung, hanya saja Calon Penyedia tidak terikat pada kriteria tertentu tersebut. Sedangkan pada Tender dengan Pascakualifikasi, tahapan kerjanya mirip dengan Pengadaan Langsung, hanya saja pelaksanaan evaluasi dilakukan pada secara bersamaan pada seluruh Penawar yang sudah ada dalam daftar pendek. Dalam Tender Jasa Lainnya dengan sistem gugur, SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) otomatis akan mengurutkan harga penawaran mulai dari terendah sesuai Harga Perkiraan Sendiri (HPS) tender. Inilah yang disebut daftar pendek dalam Tender dengan Pascakualifikasi. Seluruh jenis tender dilakukan oleh Pokja Pemilihan yang ditetapkan oleh Kepala Unit Kerja Pemilihan Barang dan Jasa (UKPBJ).

Berikut adalah contoh tahapan pelaksanaan Tender dengan Pascakualifikasi satu file (file penawaran harga dan file kualifikasi teknis serta administrasi menjadi satu set file).

1. Pokja Pemilihan menerbitkan Pengumuman Tender (sedikitnya 5 hari kalender) pada SPSE.
2. Calon Penyedia melakukan Pendaftaran dan Pengunduhan dokumen (dimulai sejak hari pertama pengumuman tender sampai dengan batas akhir penyampaian dokumen penawaran
3. Pokja Pemilihan melakukan Pemberian Penjelasan (paling cepat 3 (tiga) hari kalender sejak tanggal pengumuman Tender, dilakukan pada hari kerja dan jam kerja.Pemberian Penjelasan dilakukan melalui SPSE. Bila memungkinkan, boleh saja di ruangan.
4. Calon Penyedia menyampaikan Dokumen Penawaran (waktu disesuaikan dengan kebutuhan dan paling sedikit 3 (tiga) hari kalender setelah Berita Acara Hasil Pemberian Penjelasan, diakhiri pada hari kerja dan jam kerja)
5. Pokja Pemilihan melalukan Pembukaan Dokumen Penawaran (Setelah masa penyampaian Dokumen Penawaran berakhir).
6. Pokja Pemilihan melalukan Evaluasi administrasi, kualifikasi teknis, dan harga (waktu disesuaikan dengan kebutuhan)
7. Pokja Pemilihan melalukan Pembuktian Kualifikasi kepada calon Pemenang (waktu disesuaikan dengan kebutuhan)
8. Pokja Pemilihan menetapkan pemenang dan mengumumkan (paling lambat 1 (satu) hari kalender setelah pembuktian kualifikasi selesai)
9. Pokja Pemilihan memberikan masa Sanggah Selama 5 (lima) hari kalender setelah pengumuman Pemenang pada calon penyedia yang tidak lulus Evaluasi, diakhiri pada hari kerja dan jam kerja; Jawaban sanggah paling lambat 3 (tiga)  hari kalender setelah akhir masa sanggah, diakhiri pada hari kerja dan jam kerja
10. Pokja Pemilihan menyampaikan Laporan Pelaksanaan Tender kepada PPK (disesuaikan dengan kebutuhan)

Catatan: Karena hampir seluruh proses pengadaan dilakukan dalam jaringan, maka seluruh dokumen akan dikirim dan diterima secara digital. Beberapa tahapan pengadaan atau tender mungkin harus dilakukan secara tatap muka, seperti pembuktian kualifikasi (nomor 7), dimana Pokja Pemilihan harus mengunjungi pabrik atau domisili usaha dari Calon Penyedia, sesuai prosedur pengadaan. Kegiatan nomor 3 boleh dilakukan secara tatap muka di ruang tertutup.

Lihat Pula

Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)

Referensi:

1. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah: http://www.lkpp.go.id/v3 LKPP/
2. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemrintah: https://jdih.lkpp.go.id/regulation/peraturan-presiden/peraturan-presiden-nomor-16-tahun-2018 Perpres PBJ-2018
3. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018 Pengadaan Barang/Jasa Pemrintah: https://jdih.lkpp.go.id/regulation/peraturan-presiden/peraturan-presiden-nomor-12-tahun-2021 Perpres PBJ-2021
4. Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia: https://jdih.lkpp.go.id/regulation/peraturan-lkpp/peraturan-lkpp-nomor-12-tahun-2021 Pedoman Tender