מיקרוסופט אקסס

מיקרוסופט אקסס (באנגלית: Microsoft Access) הוא מנהל מסד נתונים טבלאי (DBMS) ומחולל יישומים בעל ממשק משתמש גרפי, המיוצר ומפותח על ידי חברת מיקרוסופט מאז 1992. הוא נכלל בחבילות האופיס במהדורות פרופשיונל או גבוהות יותר או נמכר בנפרד. האקסס מיועד למשתמשים מתקדמים, לסביבת עבודה קטנה ובינונית, ומאופיין בקלות הפעלה וממשק ידידותי.

מיקרוסופט אקסס
Microsoft Access

צילום מסך של אקסס (חלק מחבילת האופיס) בגרסה 14.0 (2010)
צילום מסך של אקסס (חלק מחבילת האופיס) בגרסה 14.0 (2010)
מפתח	מיקרוסופט
מחזור חיים	נובמבר 1992 – הווה (כ־32 שנים)
גרסה אחרונה	2021 (5 באוקטובר 2021)
מערכת הפעלה	חלונות, Mac OS, Mac OS X
סוג רישיון	קנייני
קטגוריה	מחולל יישומים
אתר הבית בעברית

אקסס מאחסן נתונים בפורמט משלו המבוסס על מנוע מסד הנתונים Jet. הוא יכול לייבא או לקשר ישירות נתונים המאוחסנים ביישומים ומסדי נתונים אחרים. בנוסף ניתן דרכו להריץ שאילתות SQL ולראות אותן מתממשות ללא כל צורך בשרת אירוח.

מפתחי תוכנה ואדריכלי נתונים יכולים להשתמש באקסס כדי לפתח תוכנת יישום, ו"משתמשים מתקדמים" יכולים להשתמש בו כדי לבנות יישומי תוכנה. כמו יישומי אופיס האחרים, אקסס נתמך על ידי Visual Basic for Applications, שפת תכנות מונחית עצמים, שיכולה להתקשר למגוון אובייקטים כולל DAO (אובייקטי גישה לנתונים), ADO אובייקטי נתונים בטכנולוגיית ActiveX, ורכיבי ActiveX נוספים. אובייקטים חזותיים המוכלים בטפסים ודוחות, במטרה לחשוף את השיטות והמאפיינים שלהם בסביבת תכנות VBA, ומודולי קוד VBA שיכולים להכריז ולקרוא לפונקציות מערכת של סביבת חלונות.

היסטוריה

פרויקט אומגה

הניסיון הראשון של מיקרוסופט למכור מוצר מסדי נתונים יחסיים היה במהלך מחצית 1980, כאשר מיקרוסופט השיגה רישיון למכור את R:Base. בשנות השמונים המאוחרות מיקרוסופט פיתחה פתרון משלה תחת שם הקוד "Omega". אושר כי בשנת 1988 היה בפיתוח מוצר מסד נתונים עבור Windows ו-OS/2. שהיה אמור לכלול את "EB" - שפת בייסיק מוטמעת, שהייתה אמורה להיות השפה עבור פקודות מאקרו בכל היישומים של מיקרוסופט, אך האיחוד בשפות מאקרו לא קרה עד כניסתה של Visual Basic for Applications המכונה בקיצור VBA. אומגה היה צפוי גם לספק ממשק קצה אל שרת SQL של מיקרוסופט. אומגה הייתה בזבזנית במשאבים, והיו דיווחים כי עבדה באיטיות על מעבדי 386 שהיו זמינים באותה עת. אומגה הייתה אמורה לצאת לאור ברבעון הראשון של 1990, אבל בשנת 1989 הפיתוח אותחל מחדש, והוצאתו לאור תוזמן מחדש לינואר 1991. חלקים של הפרויקט שימשו מאוחר יותר לפרויקטים אחרים של "Cirrus" (שם קוד עבור Access) ול-Thunder (שם קוד עבור של Visual Basic, שבמנוע הבסיסי גלום בשימוש). לאחר הופעת בכורה, פרויקט אומגה הודגם בשנת 1992 לעיתונאים, וכלל כמה תכונות שלא היו זמינות באקסס.

פרויקט Cirrus

לאחר שפרויקט אומגה בוטל, חלק המפתחים שלו הוקצו לפרויקט Cirrus (והרוב חולקו לקבוצה אשר יצרה Visual Basic). מטרתו של סירוס הייתה ליצור מתחרה עבור יישומים כמו פרדוקס או דיבייס שירוץ על מערכת חלונות. לאחר שמיקרוסופט רכשה את תוכנת פוקספרו, היו שמועות כי הפרויקט של מיקרוסופט עשוי להיות מוחלף בו, אך החברה החליטה לפתח את שניהם במקביל. ההנחה הייתה כי הפרויקט יעשה שימוש ב-Extensible Storage Engine (ג'ט הכחול) אבל בסופו של דבר, נעשה שימוש רק במנוע מסד נתונים Microsoft Jet (ג'ט האדום). הפרויקט השתמש בחלק הקוד משני הפרויקטים: פרויקט אומגה וגרסת קדם-ההפצה של Visual Basic. בחודש יולי 1992, גרסת בטא של Cirrus נשלחה למפתחים, והשם "אקסס" הפך לשם הרשמי של המוצר.

ציר זמן

1992: מיקרוסופט פרסמה את אקסס גרסה 1.0 ב-13 בנובמבר 1992, וכן הוציאה לאור את אקסס 1.1 במאי 1993 כדי לשפר את התאימות עם מוצרים אחרים של מיקרוסופט, וכדי לכלול את שפת התכנות אקסס בייסיק.

1994: מיקרוסופט פירטה את דרישות החומרה המינימליות עבור גרסה 2 של אקסס: מערכת חלונות בגרסה 3.1 עם 4 מגה בייט של זיכרון שנדרש, ו-6 מגהבייט זיכרון RAM מומלץ; 8 מגהבייט זמינים בדיסק קשיח, 14 מגהבייט של נפח פנוי בדיסק הקשיח מומלצים. המוצר נשלח על שבעה דיסקטים בנפח 1.44 מגהבייט. במקור, התוכנה עבדה היטב עם מסדי נתונים קטנים יחסית, אך בדיקות הראו כי בכמה נסיבות נגרם נזק לנתונים. לדוגמה, גודל קובץ של מעל 10 מגהבייט הוכח כבעייתי (בתקופה שבה שנפח הדיסקים הקשיחים המקסימלי הנפוץ ביותר היה כ-500 מגהבייט), ובמדריך לאקסס ישנה אזהרה מפני מספר מקרים שבהם מנהלי התקנים מיושנים או תצורות שגויות יכולות לגרום לאובדן נתונים.

עם מיקרוסופט אופיס 95, אקסס 7.0 הפך לחלק מחבילת מיקרוסופט אופיס פרופשונל, והצטרף לאקסל, וורד ופאוורפוינט ועבר משפת הסקריפטים אקסס בייסיק ל-VBA. מאז, מיקרוסופט פרסמה גרסאות חדשות של אקסס עם כל גרסה חדשה של מיקרוסופט אופיס. זה כולל אקסס 97 (גרסה 8.0), אקסס 2000 (גרסה 9.0), אקסס 2002 (גרסה 10.0), אקסס 2003 (גרסה 11.5), אקסס 2007 (גרסה 12.0), אקסס 2010 (גרסה 14.0) ואקסס 2013 (גרסה 15).

לגרסאות 3.0 ו-3.5 של מנוע מסד הנתונים מיקרוסופט Jet (שנעשה בהן שימוש באקסס 7.0 ובאקסס 97 בהתאמה) היו בעיות קריטיות שגרמו לכך שגרסאות אלו לא היו שמישות במחשב עם יותר מגיגה בייט של זיכרון. בעוד שמיקרוסופט תיקנה בעיה זו עבור Jet 3.5 / אקסס 97 - שחרור מאוחר, הם מעולם לא פתרו בעיה זו בגרסת Jet 3.0 / אקסס 95.

הפורמט הטבעי של מסד נתונים של אקסס (מסד נתונים MDB Jet) אף הוא התפתח לאורך השנים. הפורמטים כוללים את אקסס 1.0, 1.1, 2.0, 7.0, 97, 2000, 2002, 2007, ו-2010. המעבר המשמעותי ביותר היה מאקסס 97 לפורמט אקסס 2000; אשר אינו תואם לאחור עם גרסאות קודמות של אקסס. נכון לשנת 2011 כל הגרסות החדשות יותר של אקסס תומכות בתבנית אקסס 2000. תכונות חדשות נוספו לפורמט אקסס 2002 אשר ניתן להשתמש בהם על ידי אקסס 2002, 2003, 2007, ו-2010. מיקרוסופט אקסס 2000 הגדיל את גודל מסד הנתונים המקסימלי ל-2GB מ-1GB באקסס 97 ומאז נותר ללא שינוי.

מיקרוסופט אקסס 2007 הציג תבנית מסד נתונים חדשה: ACCDB. המסד תמך בקישורים לרשימות שרת SharePoint, וסוגי נתונים מורכבים כגון שדות ריבוי ערכים וצרופה. סוגי שדות החדשים אלה הם למעשה אוספי נתונים בשדות, ומאפשרים אחסון של ערכים מרובים או קבצים בשדה אחד. אקסס 2007 גם הציג שדה לצירוף קובץ, שבו מאוחסנים נתונים באופן יעיל יותר מאשר שדה OLE (אובייקט מקושר ומוטבע).

מיקרוסופט אקסס 2010 הציגה גרסה חדשה של פורמט ACCDB, התומך בפתרונות אירוח Web אקסס בשרת SharePoint 2010. הדבר התיר לממש פתרונות אקסס שיורצו מבלי להתקין תוכנת אקסס במחשב שלהם, והיה זו התמיכה הראשונה של משתמשי מקינטוש. כל משתמש באתר SharePoint עם זכויות מספיקות, יכול היה להשתמש בפתרון Web אקסס. עותק אקסס עדיין נדרש להיות מותקן עבור המפתח, כדי ליצור את פתרון Web אקסס, והגרסה השולחנית של אקסס נשארה חלק מאקסס 2010. פתרונות אקסס ל-Web לא היו כמו הפתרונות השולחניים. אוטומציה הייתה רק דרך שפת המאקרו (לא VBA), אשר אקסס המירה אוטומטית ל-JavaScript. הנתונים כבר לא היה במסד נתונים של אקסס, אלא ברשימות SharePoint. עם זאת, מסד נתונים אקסס שולחני יכול היה לתקשר עם הנתונים של SharePoint, כך שיישומים היברידיים היו אפשריים, כך שמשתמש SharePoint נתמך בפעילות של תצוגות ועריכה בסיסיות, בעוד שפתרונות מתוחכמים ומסורתיים יכולים היו להישאר במסד אקסס שולחני.

מיקרוסופט אקסס 2013 הציע פתרונות אקסס שולחניים מסורתיים, בתוספת עדכון משמעותי לפתרון אינטרנטי באמצעות SharePoint 2013. מודל Web אקסס באקסס 2010 הוחלף באדריכלות נתונים חדשה, המאחסנת בפועל את נתוני במסד נתונים SQL Server. בניגוד לרשימות SharePoint, מציע עיצוב זה מסדי נתונים יחסיים אמיתיים עם שלמות קשרי גומלין, מדרגיות, יכולת הרחבה וביצועים שניתן היה לצפות מ-SQL Server.

פתרונות מסדי נתונים, אשר ניתן ליצור על SharePoint 2013 מציעים ממשק משתמש מודרני שנועד להציג מספר רמות של יחסים, שניתן להציג ולערוך, יחד עם שינוי הגודל למכשירים שונים ותמיכה למגע. אקסס שולחני 2013 דומה לאקסס 2010, אך מספר תכונות הוסרו כולל תמיכת פרויקטי Data Access (ADPs), טבלאות ציר, גרפי ציר, אוספי נתוני גישה, בקרת קוד המקור, שכפול, ותכונות מורשת אחרות. גודל מסד נתונים מרביים של אקסס שולחני נותר 2GB (כפי שהיה מאז הגרסה 2000).

לקראת כניסתה של אקסס, בורלנד (עם פרדוקס ודיבייס) ופוקס (עם FoxPro) שלטו בשוק מסד נתוני שולחן העבודה. מיקרוסופט אקסס הייתה תוכנת מסד נתונים הראשונה בתפוצה המונית עבור חלונות. עם הרכישה של FoxPro בידי מיקרוסופט בשנת 1992 והכללה באקסס של פוקס של ראשמור במיטוב שאילתות שגרתיות, אקסס הפכה במהרה למסד הנתונים הדומיננטי עבור חלונות - וביטלה ביעילות את התחרות, לאלו שהתמהמהו לעבור בהצלחה מ-MS-DOS, בהן פרדוקס ומג'יק.

שם הקוד הראשוני של אקסס היה Cirrus; ומנוע הטפסים נקרא Ruby. הדבר היה לפני עידן ה-Visual Basic. ביל גייטס ראה את אב הטיפוס והחליט כי רכיב השפה BASIC צריך להיות מפותח במשותף כיישום נפרד להרחבה, בפרויקט שנקרא טנדר. שני הפרויקטים פותחו בנפרד. אקסס היה גם שמה של תוכנת תקשורת ממיקרוסופט, שנועדה להתחרות עם PROCOMM ותוכנות אחרות. אשר הוכחה ככישלון ונזנחה. שנים מאוחר יותר, מיקרוסופט עשו שימוש חוזר בשם לתוכנת מסד נתונים.

מבוא

תוכנת אקסס מהווה מחולל יישומים ומסד נתונים לאחסון ותיוק מידע, אחזורו ועיבודו, גם בדרך ידנית וגם באוטומציות שונות. ניתן בעזרתה ליצור יישומים מגוונים לאחסון ולניהול מידע. במטפורה מהעולם הממשי, הוא מומשל לארונית אחסון לצורך תיוק מידע ואחזורו באופן מיטבי. באקסס ניתן לפצל את המידע הקיים לפי נושאים, ולשמור על הקשרים ביניהם, ואף להגדיר באופן מדויק את תתי הנושאים לפי סוגים, כך שהמידע שמאוחסן ינוטר ויפורמט בהתאם לדרישות המוקדמות. בעוד שתפקידו העיקרי של האקסל לבצע פעילות חישובית, תפקידו העיקרי של האקסס לשמור מידע.

התפיסה העומדת בבסיס הפיתוח של אקסס היא להנגיש את מיטב הטכנולוגיה התכנותית העכשווית, באופן שיהיה צורך במעט ידע תכנותי וטכני, ובמינימום של כתיבת קוד. ייחודו של האקסס בכך שפישט מאוד את ההליך של יצירת מסד נתונים והעלים מהמפתח היבטים טכניים של התוכנה, באופן שהמפתח יוכל להתרכז בארכיטקטורה של מסד הנתונים ובפונקציונליות שלו, ולא בהיבטים טכניים ותכנותיים. למעשה אפשר ליצור באקסס יישום שלם באופן חזותי ללא שימוש בשורת קוד אחת. החל מאקסס 2007 הושם דגש נוסף על האקסס ככלי אופיס למשתמש, כאשר הוסרו ממנו תכונות מקצועיות כמו מנגנוני שכפול והרשאות.

מסד הנתונים של האקסס מתייחד בכך שהוא מסד הטרוגני, המאפשר להכליל במסד אחד (ואף בקובץ אחד) אובייקטים מסוגים שונים, ובכך לפשט את כל הפיתוח והאחזקה של המסד.

באופן כללי מחולל יישומים זה מורכב משני חלקים:

ממשק משתמש (צד לקוח)

שמכיל מחולל טבלאות, מחולל שאילתות, מחולל טפסים ומחולל דוחות ותמיכה באוטומציה באמצעות פקודות מקרו ובאמצעות סקריפטים הכתובים ב-VBA, לצורך קליטת נתונים, עיבודם, ויצירת פלט שלהם ואף אוטומציות עיבוד שונות. באמצעות כלי ממשק אלו ניתן ליצור יישומים שולחניים מגוונים לאחסון ולניהול מידע, תוך שמירה על עיצוב פונקציונלי ואסתטי.

מנוע מסד נתונים (צד שרת) מבוסס על מנוע ה-JET

יש בו מחסן נתונים לאחסון ותיוק מידע, תוך חלוקה לנושאים (טבלאות) ותתי נושאים תוך יצירת הקשרים ביניהם, ותוך חלוקה לסוגים שונים של רסיסי מידע (שדות). מנוע זה מאפשר לנהל קובצי מידע, שמכילים טבלאות, שדות, אינדקסים אוטומטיים שמאפשרים חיפוש ומיון מהיר במיליוני רשומות. אפשר לשמור בטבלאות, סוגים שונים של רסיסי מידע: טקסט, תזכירים, מספרים שונים, מטבע, קבצים של תוכנות אחרות כמו וורד ואקסל, קובצי תמונות, שדה מחושב. שימוש במסד הנתונים מאפשר לנטר את תוכן השדות המוקלד ולקבוע את ערכי ברירת מחדל, טווח ערכים מסוים ואף תוכן מסוים. וכן לקבוע ששדה לא יהיה ריק, כפול או לא תואם לנתונים בטבלה אחרת.

תצורתו הזו מאפשרת להשתמש רק באחד בחלקיו, תוך שימוש בתוכנה אחרת, אשר תמלא את הפונקציה השנייה. אפשר לתאר את האקסס כשילוב של מסד נתונים ומחולל יישומים, שמשולבים ביחד לתוכנה אינטגרלית אחת.

רכיבי התוכנה

תמונת מסך של מסכים באקסס XP: בכיוון השעון מימין לשמאל: מסך ראשי, מסך מחולל טפסים, מסך מחולל מקרויים, ומסך מחולל שאילתות

• מחולל טבלאות ואינדקסים שמאפשר להגדיר טבלאות ושדות באופן חזותי.
• מנגנון ליצירת קשרי גומלין ולבקרת ואימות יחוסי טבלאות.
• מחולל טפסים שמאפשר תצוגות שונות: טופס, טבלאי, משולב. ניתן לשלב בו אובייקטי משנה להצגת רשומות ביחסי אב-בן. ניתן להטמיע בטופס פקדי ActiveX.
• בטפסים: מבטי טבלת-ציר ותרשים-ציר המאפשרים להציג ולנתח את הנתונים באופנים שונים.
• מחולל דפי אינטרנט דינמיים שמאפשרים יצירת דפי עדכון מסד נתונים בסביבת דפדפן אינטרנטי (עד גרסת 2007).
• מחולל שאילתות SQL חזותי (QBE), שמאפשר ליצור שאילתות שליפה ופעולה.
• מחולל דוחות שמאפשר לשלב בו אובייקטי משנה.
• מנגנון סינון חזק וגמיש בטבלאות/שאילתות/טפסים.
• מחולל פקודות מקרו חזותי לביצוע פקודות תכנותיות באקסס ברצף ובאוטומציה, שלא דורש ידע תכנותי.
• שפת ויזואל בייסיק לאפליקציות (VBA) שמאפשרת כתיבת פונקציות ושגרות אינטגרליות. ניתן בשפה זו גם להשתמש ב-DLL-לים חיצוניים, ב-OCX וב-API של חלונות.
• מחולל תפריטים, המאפשר ליצור תפריטים רגילים, תפריטים מוקפצים וסרגלי כלים
• יכולת של יבוא ויצוא נתונים בפורמטים שונים ומגוונים כולל XML.
• קישוריות מובנית אל קבצים שונים כדוגמת מסדי נתונים קטנים וגדולים, קובצי אקסל ואף קובצי טקסט ו-HTML.
• יכולת קישוריות מובנית ופיתוח ל-SQL Server ולשרת SharePoint.
• יכולת קישוריות לתוכנות אחרות, במיוחד תוכנות אופיס כמו וורד ואקסל.
• מנהל אבטחה מובנה עם הרשאות קבוצות ומשתמשים עד רמת האובייקט הבודד (עד גרסת 2007). הגנת סיסמה לפי מסד והצפנת נתונים (בכל הגרסאות).
• כלי לניתוח ארכיטקטורת המסד ולתיעודו.
• מנגנון לביצוע שכפול וסנכרון במסדים מנותקים, כולל אפשרות של הפצת הפיתוח (עד גרסת 2007).
• מנגנון לפיצול הנתונים לקובץ עורפי ולניהול טבלאות מקושרות.
• אשפים רבים להקלת תהליך הפיתוח, קיצורו ופישוטו, כמו אשף טופס, שאילתה ודו"ח, וכמו אשף אבטחה שמיישם את ההרשאה במספר צעדים בודדים.
• יכולת הרחבה למסדי ספריה, ותוספים כבנאים ואשפי משתמש, כמעט בכל היבט של התוכנה בידי מתוכנתים חיצוניים. דבר שמרחיב את היכולות של התוכנה.
• מנתח יחסי תלות של אובייקטים, המאפשר לראות את האובייקטים שמשתמשים באובייקטים במסד.
• אפשרות לעבוד בתקנים שונים של SQL.
• מסייע שגיאות עיצוב, שמסייע להתגבר על תקלות טכניות בעיצוב ופיתוח המסד.
• שימוש ושילוב תגיות חכמות, ואפשרות לשלב תגיות חכמות מצד המפתח.
• אפשרות להידור של השגרות הנמצאות במסד הנתונים ויצירת קובץ מהודר להגבלת היעילות ולהסתרה של הקוד.

מאפיינים ייחודיים

טבלאות באקסס

יחודו של האקסס הוא בעיקר בידידותו הרבה: קלות ומהירות הפיתוח בו (נחשב לאחד מכלי הפיתוח המהירים), יכולות חזקות שמוגשות בפשטות רבה, והפתיחות שלו שמתבטאת ביכולת ההתממשקות שלו אל נתונים ותוכנות שונות והחלפת מידע ביניהם. דבר המאפשר פיתוח בו לאנשים חסרי רקע טכני כמזכירות ומנהלים, וגם מתוכנתים כבדים שמבקשים ליצור יישום מורכב.

לאקסס אפשרות להתממשק אל מסד הנתונים SQL Server ככלי פיתוח אינטגרלי (קיים פרויקט מיוחד באקסס לשם כך), ולהיות כלי הפיתוח של צד הלקוח שלו. דבר שמביא את יכולותיו של מסד נתונים גדול אל שולחן העבודה, ומרחיב את יכולותיו של האקסס בפיתוח באופן רב.

לאקסס יכולת לעבודה מבוזרת ברשת בתצורת שרת לקוח. בעבודה מקומית מושגת מהירות תגובה יעילה (שעולה על שרתי מסד נתונים), גם בטבלה בעלת מאות אלפי רשומות. כמו כן, ישנם יישומים שמכילים עשרות מיליונים ומאות מיליוני רשומות בנפחים של גיגה-בתים שלמות שעובדות באופן תקין. ישנם אתרי אינטרנט רבים מבוססי מסד אקסס. ישנה דרך פיתוח נוספת של ממשק ויז'ואל בייסיק למול טבלאות אקסס, ושימוש במנוע מסד הנתונים שלו.

קלות הפיתוח שלו והכללתו בחבילת האופיס המקצועית, גרמו לכך שהוא נחשב למחולל היישומים ולמסד נתונים פופולרי ביותר שמתופעל באתרים רבים. גיורו לעברית באופן מלא הנגישו בישראל לאוכלוסיות רחבות. דבר שהביא למספר הרב של ספרי הדרכה (לפחות בעברית) בתחום מסדי הנתונים, כמו גם למספר רב של תוספי אקסס של צד שלישי.

קיימות שתי צורות עבודה עם אקסס:

1. אקסס עצמו הוא מנהל מסד הנתונים (DBMS) דהיינו כל הטבלאות והשאילתות נשמרות עם קובץ האקסס שנוצר, אופן עבודה זה מתאים לפרויקטים קטנים לצורך אישי או של צוות עובדים קטן. שמירה של קובץ כזה בסביבת רשת אינה מומלצת, שכן צורה זו עלולה להעמיס על תעבורת הרשת. כמו כן, קיימת מגבלת נפח לקובץ אקסס (2GB), ומגבלות נוספות כמו מספר שדות בטבלה.
2. האקסס משמש כ-Front End בלבד דהיינו ככלי לבניית הממשק בלבד, כאשר במקרה זה אנו נהנים מכל היתרונות של מסד נתונים מוכר כגון SQL server ,MySQL ,oracle וכן מכל יתרונות הפיתוח בסביבת אקסס. באופן זה אין שום מגבלת שימוש לאקסס, שכן ניתן להשתמש בכלים תכנותיים מתקדמים כגון Trigger-ים ו-Stored Procedures בסביבת המסד הנתונים, כמו כן התעבורה ברשת נמוכה שכן המידע היחיד שעובר יהיה תוצאות השאילתות שבוצעה בשרת מסד הנתונים עצמו, בדיוק כפי שמתבצע ביישומים דומים של Client Server.

חסרונו הבולט (הנובע מיתרונו המובהק) הוא נגישותו למשתמשים רבים, וככזה נעשה בו פעמים רבות שימוש שגוי, אשר פוגע בשמו ככלי פיתוח חזק.

תצורות פיתוח והפצה

אפשר לעבוד באקסס במגוון גדול של תצורות שונות:

• ממשק ומסד נתונים כולו באקסס. יעיל ליישומים קטנים ול"לקוח עשיר".
• ממשק בVB או שפת תכנות אחרת, ומסד נתונים במנוע ה-JET של אקסס. יעיל ליישומי מדף קטנים, או לשמש כמסד נתונים של תוכנה שזקוקה לו כפונקציה משנית.
• ממשק באקסס ומסד נתונים בשרת SQL דרך ODBC. יעיל לעבודה ברשת.
• ממשק באקסס ומסד נתונים ב-SQL Server דרך ADO באמצעות פרויקט אקסס. יעיל לעבודה ברשת מרובה לקוחות בתצורות מורכבות במיוחד. באופן הזה גם נחשפות יכולות פיתוח חזותיות, שאינן קיימות בתצורה הרגילה של פיתוח באקסס.
• ממשק באקסס למסד נתונים בשרת SharePoint, לעבודה מבוזרת ברשת האינטרנט, דבר המאפשר עבודה של לקוחות מרוחקים על מסד נתונים מרכזי באמצעות האינטרנט.

לאקסס מצורפת בגרסה מיוחדת (גרסת פיתוח - Development) תוכנת זמן ריצה שלו (RunTime), כפי שמקובל במספר מחוללי יישומים, הואיל ואין אפשרות להדר את המסד לקובץ ריצה עצמאי, יכולת שקיימת למשל במחולל יישומים כדוגמת פאואר בילדר. בגרסה זו של האקסס ישנם כלים נוספים כמו אשף ליצירת אריזה והפצה של פרויקט בקובץ התקנה, אשף להחלפת שמות אובייקטים, אוסף של קטעי קוד ועוד.

לאקסס מנגנון אבטחה פנימי שמעכב הרצת סקריפטים במחשב חדש למניעת גרימת נזק למחשב. כדי לאפשר ריצה של הסקריפטים יש לחתום אותם בחתימה דיגיטלית או לקנפג ידנית את קובצי האופיס, דבר שעלול להיות גורם בעייתי בהפצת אפליקציה המבוססת על אקסס.

האקסס תומך בפיתוח צוותי וניהול גרסאות, אף שכל התוכן של כל האובייקטים מאוחסן באופן בינארי בקובץ מסד אחד, ניתן לעבוד בכלי ניהול גרסאות של מיקרוסופט ב-Visual Source Safe (עד גרסת 2010) וב-TFS בגרסאות המאוחרות יותר.

יתרונות וחסרונות

לאקסס יש יתרונות וחסרונות לעומת כלים דומים:

• ישנן מגבלות שונות בתחום הנתונים, למשל בגודל קובץ (2 גיגהבייט), במספר אובייקטים במסד (32,768) במספר משתמשים בו זמנית (255), במספר מקסימלי של תווים ברשומה (4,000), במספר שדות (255), בנפח של סט רשומות (1 גיגהבייט), ובמספר תווים בתיבת טקסט (65,535). במהדורות החדשות של אקסס שופרו מגבלות אחרות מעט: כך למשל הוספו טיפוסי נתונים חדשים כמו שדה מחושב ושדה צרופה. ושופר הטיפול באחסון של קובצי תמונה והוספו טריגרים לטבלאות בצורת פקודות מקרו. יתרון חשוב שלו שהוא מאפשר לאחסן את כל האובייקטים בקובץ אחד.
• בתחום השאילתות תכונה מעניינת של האקסס היא שאפשר לבסס שאילתות על פקד בטופס פתוח. (כמו גם על שדה מטבלה כלשהי באמצעות פונקציית DLookup), אך מאידך התצוגה של מסך השאילתות מפוצל לכמה מסכים, ולא מאפשר תצוגה בו זמנית של מסך ה-QBE ומסך הפקודות של ה-SQL, כמו כן המסך הטקסטואלי של ה-SQL מאוד בסיסי ואף פרימיטיבי ולא כולל אינטנליסנס למשל.
• בתחום האוטומציה יש לו שפת מקרו שאפשר לתרגמה לפקודות VBA, שמפצה מעט על כך שאין לו הקלטת מקשים למקרו כפי שיש בוורד ובאקסל. שפת המקרו הזו יכולה להועיל למי שאיננו מתוכנת, אך רוצה לבצע שרשרת של פקודות אצווה.
• לא ניתן להדר את האקסס לקובץ ריצה קטן, וחייבים להתקין את הסביבה המליאה של האופיס או גרסת הרצה תואמת לקובץ. התקנה של קובץ הרצה זו עלולה להסתבך מעט, כאשר כבר מותקנות במחשב גרסאות אופיס אחרות, ויכולה להיווצר התנגשות בין ההתקנות. מסיבה זו לא מומלץ ליצור באקסס תוכנות שירות קטנות.
• מחולל הטפסים של האקסס מאפשר מצבים שונים של הצגת נתונים בקלות רבה, גם בתצורה של רבים ליחיד וגם בטופס מול רשומות טבלאיות, ואפשרות העיצוב מחוזקת באמצעות תכונת "עיצוב מותנה", אך עדיין יש לו מגבלות מסוימות שקשה לעקוף אותן, כמו חוסר הבחנה בשינוי תכונות של פקדים בטפסים רציפים, כך שיהיו קונקרטיים לרשומה נוכחית ולא יחולו על כל הרשומות המוצגות בטופס, או החלת עיצוב מותנה על יותר תכונות של פקדים.
• לאקסס מחולל דו"חות גמיש וחזק שמאפשר לקבץ נתונים ולהציגם באזורים שונים. לבצע סיכומים ומניפולציות על הנתונים. ולהציג תתי דוחות בדוח הראשי. ואירועים רבים במהלך יצירת והצגת הדו"ח שאפשר לבצע בהן פעולות מגוונות.
• לאקסס בונה ביטויים משוכלל ויעיל, שקיים אליו קישור כמעט בכל מקום שניתן לכתוב בו ביטוי, הקשור לפונקציות ושדות או פקדים אם בטבלאות, שאילתות, טפסים ודוחות, וניתן באמצעותו להיעזר בכתיבה של פונקציות ובהתייחסות מאובייקט אחד לאובייקט אחר, כמו מטופס אחד למישהו, או לשליפה של נתון או נתונים מטבלה ללא שימוש בשאילתא.
• בתחום התכנותי השפה המובנת שהאקסס משתמש בה היא VBA שהיא עגה של VB. הבעיה העיקרית בשפה זו שהיא שפה מיושנת, שסבלה ממגבלות טכניות רבות לעומת שפה כמו הג'אוה סקריפט. עוד מגבלות שלה שאין לה קישור טבעי עם סביבת הדוט נט ושהיא איננה משופרת ומשוכללת מגרסה לגרסה, אלא תקועה בסטגנציה קשה. אמנם לענייני מסדי נתונים וממשק שפה זו משרתת די טוב ואף ביעילות, אבל כאן גם גבולות הגזרה שלה. ניתן להרחיב את היכולות שלה באמצעות API של חלונות או פונקציות C, אבל היא נעדרת הרבה מהתכונות המוכרות בג'אוה וב-#C. כמו כן, ה-IDE של ה-VBA מיושן ולא עבר במשך כעשור וחצי שדרוג משמעותי, ובהשוואה לסביבות פיתוח מודרניות, היכולות שלו סבירות, אבל לא הרבה יותר מכך.
• לאקסס מצבי פיתוח ייחודיים שמקילים מאוד על הפיתוח. כך למשל ניתן להריץ טופס או דוח, בעוד טופס שני במסד יהיה פתוח במבט עיצוב כלומר במוד של פיתוח. דבר שאיננו אפשרי בסביבות פיתוח רגילות שבהן או שהתוכנה במוד של פיתוח או שהיא במוד של הרצה. כמו כן הטפסים והדוחות יכולים להיות במוד ביניים, שבו הטופס מורץ ורואים את נתוני הטבלה ועם זאת ניתן לעצב את הטפסים ולשנות מאפיינים בו. גם בסביבת הקוד מקבלים נוחות דומה וניתן לשנות אותו תוך כדי שהטופס מורץ, וגם כאשר מנפים שגיאות מהקוד.

גרסאות

גרסת 2000

גרסה זו שודרגה מבחינת היכולות שלו לתקשורת עם האינטרנט ועבודה מבוזרת. שיפורים עיקריים שהוכנסו בגרסת 2000 של המחולל:

• גרסה חדשה של שפת התכנות הפנימית VBA של המחולל ותחביר SQL מורחב.
• מעבר לטכנולוגיית COM ושימוש באובייקטי ADO לעומת DAO הישן.
• הוספת מסד פרויקט לעבודה אינטגרלית בין האקסס לשרת SQLServer ואף הוספת שרת SQLServer קל לחבילת האופיס, לעבודה מבוזרת באקסס.
• הוספת אובייקט דף HTML, שהוא טופס דינמי המתקשר לטבלאות אקסס היכול לרוץ גם בסביבת אקסס וגם באמצעות דפדפן האינטרנט.
• הוספת נעילה ברמת הרשומה בטבלה, עיצוב מותנה לפקדי טופס ודו"ח, סיווג אובייקטי מסד בקבוצות חופשיות.
• הוספת יצוא דוחות בפורמט SNP למי שאין לו אקסס
• קישוריות ל-Microsoft Outlook ול-Microsoft Exchange ושיתוף פעולה באקסס באינטרנט דרך NetMeeting.

גרסת 2003

שיפורים עיקריים שהוכנסו בגרסת 2003 של המחולל:

• הצגת מידע באופן סכימתי אודות יחסי תלות של אובייקט, שבאמצעותו ניתן לבדוק הקשרים ותלויות בין אובייקטים במסד.
• בדיקת שגיאות תכנותיות אוטומטית בטפסים ובדוחות, והצגתן באמצעות תגיות חכמות.
• הפצת מאפייני שדה ששונו בתוך הפרויקט לאובייקטים אחרים שמשתמשים בו.
• שימוש בתגיות חכמות, גיבוי, ירושת ערכות נושא של Windows XP.
• ייבוא, ייצוא וקישור טבלאות למסד אינטרנטי באמצעות Windows SharePoint Services.
• אבטחת מקרו. אפשרות לחסימת קובצי מקרו ולשימוש בחתימות דיגיטליות במסדי אקסס.

גרסת 2007

בין השיפורים שהוכנסו בגרסה זו ניתן למנות את:

• מנוע מסד נתונים חדש (Microsoft Access Engine) שמאפשר:
  • שדות מרובי ערכים,
  • שדה לאחסון קבצים דחוסים (בהם קובצי תמונות),
  • מעקב אחרי היסטוריית השינויים בשדה תזכיר,
  • שיפור אבטחה והצפנה.
• שיפורים בתצוגה כמו טפסים מפוצלים מובנים, תצוגת "זברה" של טבלאות, וסיכומי חישובים בתחתית טבלות.
• שיפורים בממשק כמו ממשק משתמש חדש מונחה תוצאות.
• תבניות למסדי נתונים ותבניות לפקדים.
• אפשרויות חדשות לסינון ומיון נתונים.
• עריכת טפסים ודוחות במצב אינטראקטיבי (עם נתונים "חיים").
• אפשרות להקלדת טקסט עשיר בשדות.
• שיפור תאימות עם שרת SharePoint.
• תמיכה בפורמטי קבצים PDF ו-XPS, לשם הצגת נתונים.

בגרסה זו הוסרו היכולות הבאות:

• תמיכה בדפים (DAP), שנועד לאפשר ליצור דפי אינטרנט.
• שכפול. האפשרות לסנכרן בין הגדרות ונתונים של כמה עותקים של מסד הנתונים מנותקים שנמצאים במקומות שונים.
• מנגנון ההרשאות והססמאות של האקסס (שימוש באשף ההרשאות).

גרסת 2010

עודכנו

• עורך פקודות מקרו הוחלף, והפך לחזותי וידידותי יותר.

הוספו

• בטבלה הוסף שדה מסוג נתונים מחושב.
• הוספו לטבלה טריגרים ושגרות מאוחסנות בצורת פקודות מקרו של נתונים, בדומה לשרתי מסדי נתונים גדולים.
• הוספו מסדי נתונים בשרת SharePoint של מיקרוסופט.
• קישוריות שירותי נתונים עסקית (BCS) באמצעות XML.
• התחברות לשירותי Web כטבלה מקושרת.
• הוסף פקד לגלישה באינטרנט.
• הוסף פקד ניווט המציג ממשק כרטיסיות לניווט אל טפסים ודוחות.
• תמיכה מובנית ב-PDF.
• שילוב תת-דוח בטופס.
• הוספו אפשרויות לסוגי הצפנה חדשים של הנתונים.
• נוספה סיומת קובץ מסד בשם accdr. שמדמה מסד נתונים מהודר במצב זמן ריצה (accde).
• ניתן לשמור תבניות של מסדים, טפסים, דוחות ושדות לשימוש חוזר.
• תמונות משותפות לשימוש חוזר בטפסים ודוחות (לוגו).
• תמיכה בניהול גרסאות באמצעות TFS.
• גרסת 64 ביט של VBA.

הוסרו

• הוסר פקד לוח שנה.
• הוסר יבוא ויצוא ללוטוס ופרדוקס.
• הוסר יצוא לפורמט SNP.

גרסת 2013

• יישום Web לעבודה כיישום בדפדפן אינטרנט ב-SharePoint Server או באתר Office 365. הכוללת פקדי פריטים קשורים, השלמה אוטומטית וקישורים מסתעפים להצגה מידית של פרטים אודות פריט קשור. התמיכה ביישומים אלו תופסק באפריל 2018. לא ניתן יותר לייצר יישומים כאלה, וגם יישומים פועלים יפסיקו לפעול.

בגרסה זו הוסרו היכולות הבאות:

• תמיכה בפרויקטים ADP's שאיפשרו לפתח ישומי לקוח ל-SQL Server.
• טופסי PivotCharts ו-PivotTables.
• Access Data Collection ליצירת טופס בדואר אלקטרוני.
• תגים חכמים.
• ניהול גרסאות SourceSafe.
• תמיכה לאחור במסד משוכפל.
• אשף Upsizing.
• אשף אריזה להפצת יישום.
• תמיכה בקישוריות ל-dBASE ול-JET 3.

סיומת קבצים

תוכנת אקסס שומרת את המידע תחת סוגי הקבצים הבאים:

תבנית קובץ	סיומת
פרויקט אקסס	.adp
תבנית ריקה של פרויקט אקסס	.adn
מסד נתונים אקסס (2007)	.accdb
מסד נתונים אקסס - זמן ריצה (2007)	.accdr
תבנית מסד נתונים אקסס (2007)	.accdt
מסד נתונים אקסס (2003 וקודם)	.mdb
תוספים ואשפים של אקסס	.mda
קובץ קבוצות עבודה, נועד לאבטחת מידע בעיקר	.mdw
מסד נתונים אקסס (SQL Server) מנותק (2000)	.mdf
מסד נתונים אקסס מוגן עם VBA מהודר (2003 וקודם)	.mde
מסד נתונים אקסס מוגן עם VBA מהודר (2007)	.accde
חלונות קיצור דרך: מקרו אקסס	.mam
חלונות קיצור דרך: שאילתא אקסס	.maq
חלונות קיצור דרך: דו"ח אקסס	.mar
חלונות קיצור דרך: טבלת אקסס	.mat
חלונות קיצור דרך: טופס אקסס	.maf

גרסאות

תאריך	גרסה	מספר גרסה	מנוע	מערכת הפעלה תומכת	כלול בגרסת חבילת אופיס
1992	אקסס 1.1	1		Windows 3.1
1993	אקסס 2.0	2.0	JET 2	Windows 3.1	אופיס 4.3 פרו
1995	אקסס 95	7.0	JET 3	Windows 95	אופיס 95 פרו
1997	אקסס 97	8.0	JET 3	Windows 9x, NT 3.5/4.0	אופיס 97 פרו ומפתחים
1999	אקסס 2000	9.0	JET 4	Windows 9x, NT 4.0, 2000	אופיס 97 פרו, פרימיום ומפתחים
2001	אקסס 2002	10	JET 4	Windows 98, Me, 2000, XP	אופיס XP פרו ומפתחים
2003	אקסס 2003	11	JET 4	Windows 2000, XP	אופיס 2003 פרו ואנטרפרייז
2007	אקסס 2007	12	12	Windows XP SP2 windows 7, Vista	אופיס 2007 פרופשונל, אולטימייט ואנטרפרייז
2010	אקסס 2010	14	14	Windows XP SP2 windows 7, Vista	אופיס 2010 פרופשונל ופרופשונל פלוס 32 ו-64 BIT
2013	אקסס 2013	15	15	Windows 7, Windows 8	אופיס 2013 פרופשונל ופרופשונל פלוס 32 ו-64 BIT, וכן כחלק מהתוכניות השונות של שירות אופיס 365
2016	אקסס 2016	16	16	Windows 7, Windows 8, Windows 10	אופיס 2016 פרופשונל ופרופשונל פלוס 32 ו-64 BIT
2019	אקסס 2019	17	17	Windows 7, Windows 8, Windows 10	אופיס 2019 פרופשונל ופרופשונל פלוס 32 ו-64 BIT, וכן כחלק מהתוכניות השונות של שירות אופיס 365

ראו גם

• Visual Basic
• SQL

לקריאה נוספת

• מליסה דן, המדריך השלם להקמת יישומים Access 2, פוקוס מחשבים, 1995, 495 עמ'.
• פיטר נורטון, המדריך המלא של פיטר נורטון לתכנות ב-97 Access, אופוס מחשבים, 682 עמ'.
• ג'ון ויסקאס, המדריך השלם של מיקרוסופט-פרס לאקסס 2000, פוקוס מחשבים, 990 עמ'.
• למד עצמך Access 2000 ב-24 שיעורים, אופוס מחשבים, 401 עמ'.
• איתן שטמר, Access 2000 סדנת לימוד, הוצאת הוד עמי, 384 עמ'.
• יאנג והלוורסון, פוקוס על אקסס 2003, הוצאת פוקוס, 176 עמ'.
• סטפן ל. נלסון וג'וליה קלי, המדריך ל-Access ביישומי Office XP, הוצאת אופוס, 252 עמ'.
• וירג'יניה אנדרסון, פתרון בעיות באקסס, פוקוס מחשבים, 325 עמ'.

קישורים חיצוניים

מדיה וקבצים בנושא מיקרוסופט אקסס בוויקישיתוף

• אתר האינטרנט הרשמי של מיקרוסופט אקסס (באנגלית בריטית)
• אתר האינטרנט הרשמי של מיקרוסופט אקסס (באנגלית אמריקאית)
• פורטל אקסס ראשי, אתר MSDN (אנגלית)
• זהר עמיהוד, Access 2000 - הסדרה הידידותית למתחילים, הוצאת הוד-עמי, 2000
• אתר מיקרוסופט ישראל:
  • מה חדש באקסס 2007
  • מה חדש באקסס 2010
  • מה חדש באקסס 2013
  • מה חדש באקסס 2016
• סקירה על מנוע ה-JET של אקסס, אתר מיקרוסופט
• תוכנת קוד פתוח לחילוץ הגדרות קובצי MDB לקובצי טקסט ולהפך, באתר github