Toiminnanohjausjärjestelmä

ERP-järjestelmä (enterprise resource planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen tietojärjestelmä, joka integroi eri toimintoja, esimerkiksi tuotantoa, jakelua, varastonhallintaa, laskutusta ja kirjanpitoa. ERP-ajattelumalli on laajennettu MRP II:sta (Manufacturing Resource Planning), joka puolestaan on MRP:n (Material Requirements Planning) seuraaja.

ERP-järjestelmään voi sisältyä erilaisia osioita, esimerkiksi palkan­laskenta, kirjanpito, reskontra, varastonhallinta, tuotannonohjaus sekä materiaalin, projektien, huollon, resurssien ja omaisuuden hallinta. Tyypillistä on että nykyaikaisissa järjestelmissä osiot ovat siis erillisiä moduuleita, joita voidaan ostaa ja ottaa käyttöön vaiheittain.

Hyödyt

ERP-järjestelmillä pyritään parantamaan yrityksen tehokkuutta niin toiminnallisesti kuin taloudellisestikin (esim. varastojen vähennys) integroimalla samaan järjestelmään eri osastoja palvelevia osioita - tiedot tallennetaan samaan tietokantaan, jolloin reaaliaikaisen tietojen jako eri toimintojen välillä on helppoa. ERP mahdollistaa reaaliaikaisen tiedonsiirron myös saman arvoketjun eri yritysten välillä. Reaaliaikaisen tiedonsiirron avulla pyritään vähentämään päällekkäistä työtä ja nopeuttamaan asioiden käsittelyä ja päätöksentekoa. Päätöksenteko nopeutuu kun päätöksentekijöillä on helposti käytössään ajankohtaista tietoa.

Reaaliaikainen tiedon jako mahdollistaa koko yrityksen toiminnan parantamisen osastokohtaisen toiminnan optimoimisen sijasta. Aiemmin suunnittelussa tarvittava tieto siirrettiin toisille osastoille kausittain, esimerkiksi kuukausittain. Kukin osasto suunnitteli omaa toimintaansa tämän kausittaisen informaation perusteella, esimerkiksi optimaaliset oston ja tuotannon eräkoot. Vanhat toimintamallit ovat juurtuneet käytännöiksi, joita muutetaan vähitellen kun huomataan parempia toimintamalleja, jota reaaliaikainen tiedonvälitys mahdollistaa.

Nykyajan liike-elämässä on kaikilla käytössään jokin järjestelmä liiketoiminnan ohjaukseen. ERP onkin syntynyt korvaamaan manuaalista kirjanpitoa ja toimintoja ja siten nopeuttamaan jokapäiväistä työskentelyä. Tietojärjestelmien kehityksen myötä on selvää, että myös yritysten kaikki toiminnot linkittyvät johonkin tietojärjestelmään.

ERP-järjestelmän ylläpito

ERP-järjestelmät ovat usein monimutkaisia kokonaisuuksia, joiden ylläpitäminen vaatii runsaasti asiantuntemusta. Perinteisesti monilla yrityksillä on ollut tapana tehdä ja ylläpitää toiminnanohjaukseen käytetyt järjestelmät itse, mutta nykyään monet ovat siirtyneet käyttämään valmiita ohjelmistoja, muun muassa järjestelmien monimutkaisuudesta johtuen.

ERP-järjestelmän käyttöönotto

ERP-järjestelmän käyttöönotto ja käyttö niin itse tehtynä kuin ostettunakin on useimmiten erittäin kallista ja aikaavievää. Järjestelmän hankinta- tai valmistuskustannusten lisäksi kustannuksia aiheuttavat ja aikaa vievät muun muassa järjestelmän mukauttaminen yritykselle sopivaksi ja henkilökunnan kouluttaminen järjestelmän käyttöön ja sen mukana muuttuviin toimintatapoihin. Usein järjestelmiä ei kannata mukauttaa liikaa yrityksen spesifisiin toimintamalleihin, jolloin kustannussäästösyistä valitaan omien toimintaprosessien muuttaminen. ERP-järjestelmän käyttöönoton johdosta yrityksen toimintatavat voivat muuttua merkittävästi, jonka vuoksi henkilöstön sitouttaminen hankkeeseen on tärkeää. ERP:tä käyttöönotettaessa standardoidaan yrityksen dokumentit, perustiedot ja mittarit.

Esitutkimus on ERP-järjestelmähankkeen onnistumisen kannalta tärkeä vaihe. Esitutkimusvaiheessa asetetaan tavoitteet hankittavalle järjestelmälle ja kirjataan mitkä yrityksen liiketoimintaprosessit järjestelmällä tulee pystyä hoitamaan. Tämä on lähtökohtana sopivimman ERP-ohjelmistoalustan ja järjestelmätoimittajan valinnalle. Käyttöönottoprojektin alussa on suunnittelu- ja määrittelyvaihe, jossa kirjataan ylös, miten asetetut tavoitteet saadaan valitulla ERP-ohjelmistolla toteutettua. Lisäksi suunnitteluvaiheessa sovitaan projektin aikataulusta ja määritellään projektin avainhenkilöt ja vastuuhenkilöt.

APS-järjestelmä (tuotannonsuunnittelu)

APS (Advanced Planning & Scheduling)-järjestelmät on kehitetty täydentämään ERP-järjestelmiä tuotannonsuunnittelun osalta. Suomen kielessä puhutaan usein hienokuormitusohjelmistoista tai vain tuotannonsuunnitteluohjelmistoista.

MES-järjestelmä

Usein ERP-järjestelmä liitetään MES-järjestelmään (Manufacturing Execution System). MES-järjestelmä on tuotannon- tai valmistuksenohjausjärjestelmä, joka yhdistää ERP-järjestelmän varsinaiseen tehdasautomaatioon. MES-järjestelmää käytetään tuotannon operatiivisten toimintojen hallintaan ja informaation välittämiseen ERP-järjestelmän ja tehdasautomaation välillä.

Katso myös

• PSA-järjestelmä

Aiheesta muualla

• Väitös ERP-järjestelmän käyttöönoton vaatimusten käyttäjäkeskeisestä määrittelystä C-CEI -menetelmän avulla^{[vanhentunut linkki]}
• http://www.control.hut.fi/Kurssit/AS-74.3345/kalvot/MES.pdf (Arkistoitu – Internet Archive)
• A case study of ERP Implementation Issues (Arkistoitu – Internet Archive)
• ABC: An introduction to ERP (CIO) (Arkistoitu – Internet Archive)
• Esitys: Toiminnanohjausjärjestelmä eli ERP (Arkistoitu – Internet Archive)
• ERP-järjestelmän käyttöönotto
• Esimerkki tietylle toimialalle toteutetusta toiminnanohjausjärjestelmästä: WinPlan ERP
• Esimerkki usealle toimialalle tarkoitetusta toiminnanohjausjärjestelmästä: FuturaPlan ERP