Remove ads
خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود. مهندس اتوماسیون Automation engineering رشته دانشگاهی مرتبط است.[۱][۲]
بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.
سامانه‌های خودکارسازی اداری یا همان اتوماسیون اداری با استفاده و بهره‌گیری از نرم افزار و سیستم رایانه‌ای، راهکارهای متنوعی برای تعریف و خودکارسازی فرایندهای موجود در سازمان‌ها و شرکت‌ها ارائه می‌کند، که نتیجه بهره‌بردن از آنها کاهش وابستگی فرایندها به افراد، افزایش سرعت کارها و فرایندها، کاهش بروز خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.
نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.
بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند، با مشکل شفافیت پایین ارتباطات روبه‌رو هستند و هرچه تعداد پرسنل و ابعاد سازمان یا شرکت افزایش پیدا کند، میزان شفافیت در ارتباطات کاهش خواهد یافت و در نتیجه معضلاتی همچون فساد، پیگیری ضعیف کارها و فرایندها، عدم وجود نظم، کنترل و مدیریت ضعیف ارتباطات و سلسله مراتب را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه دارد. با پیاده‌سازی سامانه‌های خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) امکان مدیریت ارتباطات به صورت کنترل شده، تسهیل شده و شفاف فراهم می‌گردد. اتوماسیون اداری یا سامانه خودکار سازی اداری مجموعه ایی از ابزارهایی هست که برای ساده سازی و خودکارسازی فرایند های کسب و کار طراحی و توسعه یافته است .
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.
برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:
۱- درگاه سازمانی
۲- کارتابل پرسنل
۳- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه
۴- سیستم روابط عمومی
۵- بایگانی و آرشیو اسناد
۶- موتور جستجوی اسناد تحت وب
۷- مدیریت فرایندهای کسب و کار
۸- موتور گردش کار
۹- طراح گردش کار
۱۰- مدیریت صورتجلسه
۱۱- مدیریت دبیرخانه
۱۲- ارجاع الکترونیکی
۱۳- کتابخانه الکترونیک
۱۴- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص
۱۵- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته
۱۶- تلفن گویا
۱۷- اطلاع‌رسانی گویا
۱۸- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان
۱۹- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه
۲۰- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای
۲۱- مدیریت ارسال و دریافت فکس
۲۲- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل
۲۳- دفترچه یادداشت روزانه
۲۴- گفتگو و تبادل پیغام
۲۵- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها
۲۶- مدیریت و امنیت ۶ لایه
۲۷- گزارش ساز پویا
۲۸- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند
۲۹- فرم ساز پویا
۳۰- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب
Remove ads
Wikiwand in your browser!
Seamless Wikipedia browsing. On steroids.
Every time you click a link to Wikipedia, Wiktionary or Wikiquote in your browser's search results, it will show the modern Wikiwand interface.
Wikiwand extension is a five stars, simple, with minimum permission required to keep your browsing private, safe and transparent.
Remove ads