Infojuhtimine

Infojuhtimine on erinevates vastastikes seostes olevate teabe hankimise, loomise, organiseerimise, jagamise ja kasutamise protsesside võrgustiku juhtimine, mis ühtse jätkuva protsessina võimaldab organisatsioonil kohaneda oma eesmärkide ja väliskeskkonnateguritega. Infojuhtimise üldine eesmärk on teha kättesaadavaks õige info õigel ajal.

Infojuhtimise eesmärgid, ülesanded, protsess

Infojuhtimise eesmärgid

• Organisatsiooni põhitegevuse toetamine;
• Osalemise soodustamine;
• Organisatsiooni muutuste toetamine;
• Üldsussuhete kujundamine – kommunitseerimine ja informeerimine

Infojuhtimise ülesanded

• Informatsiooni kogumine, talletamine ja säilitamine;
• informatsiooni liikumine organisatsioonis;
• informatsiooni kasutamine organisatsioonis;
• informatsiooni töötlevate inimeste oskuste rakendamine ja koostöö;
• infotehnoloogia kasutamine;
• infojuhtimise rakendamisega seotud eelarve koostamine;
• informatsiooniga seotud tegevuste efektiivne sidustamine organisatsiooni eesmärkidega

Infojuhtimise protsess

• Infovajaduste identifitseerimine
• info kogumine;
• informatsiooni organiseerimine ja säilitamine;
• infotoodete ja -teenuste arendamine;
• info jagamine;
• info kasutamine;
• kohanev käitumine.

Infopoliitika kasutamine on dünaamiline töövahend kõigi informatsiooniga tehtavate toimingute sidustamiseks organisatsiooni üldeesmärkidega, otstarbekaks otsustamiseks ressursside paiknemise ja paigutamise üle, suhtlemise ja infoseoste edendamiseks organisatsiooni eri osade ja väliste sihtrühmade vahel, informatsiooniga seotud tegevuste tulemuslikkuse hindamiseks ning tagasiside saamiseks organisatsiooni arengust.

Organisatsiooni infopoliitika määrab:

• Informatsiooni kasutamise eesmärgid, prioriteedid;
• Infojuhtimise tehnoloogia;
• Infojuhtimise süsteemid;
• Inforessursid ja nende juhtimise ressursid;

Infostrateegia on infopoliitika detailne väljendamine eesmärkide, sihtrühmade, tegevuste kaudu kindla perioodi jooksul. Infostrateegia määrab infojuhtimise põhistruktuuri.

• Organisatsiooni põhitegevuse strateegia
• Infootsingu ja hankimise strateegia
• Infoteenuste strateegia
• Infotehnoloogia strateegia
• Inimressursi arendamise strateegia
• Teadmusjuhtimise strateegia

Infojuhtimise töövahendid

Sõnum on info semantiline mõiste. Teavitamine sõnumina on liikumas selles suunas, et eksisteerida ühe osana töötajate ja tööandjate teadmisest. Infot on kasutatud ja kasutatakse oluliste probleemide lahendamisel. Info on põhivõimalus, mille kaudu töötajad saavad tänapäeval kasutada teaduse ja tehnoloogia saavutusi.

Infojuhtimises kasutatakse tänapäeval suures ulatuses infotehnoloogia abi. Samas on äritegevuse detailsemal planeerimisel üldjuhul käigus palju enam kui raamatupidamissüsteem – kalender oma aja juhtimiseks, e-post ja muud kommunikatsioonilahendused, dokumendihaldus- ja tekstitöötlusvahendid jms.

Terviklikku lahendusse kuuluvad kommunikatsioonivõimalused (sh kõneside), mobiilne kasutus (äritelefonid), automaatne andmevahetus, Interneti portaalid jpm. Tavapäraseks on muutumas pilt, kus majandusinfosüsteemis peetakse kalendrit ja saadetakse e-kirju ning ekraanil olevalt arvelt saab ühe hiireklõpsuga alustada telefonikõnet, mille kohta salvestatakse süsteemis vastav tegevuskirje. Selline süsteemi andmebaas juhi jaoks hindamatu väärtusega allikaks, millest põhjalikke ja kõikehõlmavaid andmeid ammutades saab nn ärianalüütiliste lahenduste abil kiiresti kena ja ülevaatliku pildi ettevõttes toimuvast.

Infotehnilised tööriistad

• Võrgud (kohtvõrk ja lokaalvõrk, asutuste sisevõrgud Intranet, üldotstarbelised laivõrgud (Internet)
• Võrkude töökorraldus
  • Protokollid ja standardid, kihid. Klient/server tehnoloogia.
• Klientarvutid
  • Arvutite liigid – personaalarvutid, tööjaamad, võrguarvutid
  • Riistvara – protsessorid, sisemälud, välismäluseadmed, perifeeriaseadmed (kuvarid, printerid jne)
  • Süsteemitarkvara e operatsioonisüsteemid – Windows 95/98, Windows NT jne
  • Rakendustarkvara – kontoripaketid (teksti-, tabel-, andmebaasi-, graafika- jm programmid; nt MS Office), meiliprogrammid, brauserid, töökorralduse ja rühmatööprogrammid.
• Serverid
  • Arvutite liigid – spetsiaalsed serverarvutid, mini- ja suuravutid
  • Riistvara – protsessorid, mälud, …
  • Süsteemitarkvara:
    • operatsioonisüsteemid – Windows NT, Unix, ...
    • rakendusserverid – meili-, veebi-, andmebaasi-, rühmatöö- jm serverid.
• Infotöökorraldus
  • Personaalsed assistendid, rühmatöötarkvara, …
• Windows CE arvutid ja seadmed
  • Tasku-, pihu- ja autoarvutid. Telefonid, peilerid, telerid jm.
  • Püsimälus Windows, teksti- ja tabelprogrammid (Word ja Excel), brauser, meiler jm.

Info tööriistad

• Koosolekud – klassikalise info (nii kiireloomulise kui ka üldise) vahendamise koht, koosolekul on võimalus juhtidega otseselt kohtuda, silmast silma suhelda, küsimusi esitada jne. Suurtel koosolekutel võib nn pisike märkamata jääda.
• Isiklik suhtlemine, vestlemine – vestlus ülemuse ja alluva vahel, individuaalne lähenemine, kuid see võib jääda ka juhuslikuks, kui töötajaid on palju. Arenguvestlused. Kasulikud nii ülemusele kui ka alluvale.
• Ühisüritused – üldjuhul suhtlemine väljaspool töökeskkonda, seega vabam suhtlemine. Võimalus ühendada meelelahutus info jagamisega. Ei toimu sageli regulaarselt, suurte ühisürituste korral võivad tekkida nn grupikesed.
• Telefonikõne – individuaalne lähenemine, ei saa edastada korraga suurtele gruppidele. Võib jääda juhuslikuks, võimalus, et kõnele ei vastata.
• e-kiri, tavaline kiri – individuaalne lähenemine, kulub aega, mil inimene selle kätte saab, tutvub ja vajadusel vastab. Võib puududa teave, kas inimene sai kirja kätte või mitte. E-kirjale on võimalik tellida kättesaamise kinnitust.
• Asutusesisene arvutivõrk Intranet – võimaldab omavahel kirjalikult suhelda, saata tööks vajalikke dokumente, anda kirjalikke korraldusi, võimalus infot jagada kiiresti ja kõigile. Nõuab pidevat arvutikasutamist ja arvutioskusi.
  • MSN, Skype jne – ideaalne kiireks suhtlemiseks, nii individuaalselt kui ka mitmega korraga.
• Asutuse (elektrooniline) ajaleht – väga hea üldise info (meelespidamised, tunnustamine, üldine info jne) edastamiseks, puuduseks üldjuhul ebaregulaarne ilmumine
• Teadetetahvel – nähtavas kohas teadete edastamine kirjalikul viisil, info jagamise võimalus ka klientidele. Puuduseks tagasiside info kohalejõudmise kohta.
• Dokumendihaldus – täpne ja kiire info edastamise vahend.
• Ajakirjandus, televisioon, raadio – üldised massinfo vahendajad.

Allikad

• Ilmo Liiv ja Eedo Kalle “Teadmisjuhtimine”, 2005
• Terviklikkuse eelis killustatuse ees. Margus Tammeraja (juhtimine.ee)
• Infojuhtimine "Raamatukogusõnastikus"
• Information and knowledge management: dimensions and approaches. Christian Schlögl