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informationstechnische Unterstützung oder (teilweise) Automatisierung von Geschäftsprozessen Aus Wikipedia, der freien Enzyklopädie
Workflow-Management (WflM, deutsch Arbeitsablaufverwaltung) ist die informationstechnische Unterstützung oder (teilweise) Automatisierung von Arbeitsabläufen (engl. workflows), die sich jeweils auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. WflM ist eine Ausprägung der Computer Supported Cooperative Work (CSCW). Aufgabe des Workflow-Managements ist es, auf Basis einer Spezifikation, für die Ausführung von Arbeitsabläufen mithilfe von IT-Systemen zu sorgen. Das Workflow-Management ist eine Möglichkeit, Geschäftsprozessmanagement technologisch zu unterstützen.
Bei jedem Dienst oder jeder Verrichtung werden vor jeder Aktion (englisch transitions) zuerst Bedingungen (engl. places) erkannt und erfüllt. Daher sind Workflows anders als Netzpläne in der Regel als bipartiter Graph (Petri-Netz nach der internationalen Norm ISO 15909 der ISO) modelliert, in dem beide Elemente sequentiell verkettet werden.
Eine Bedingung ist das, was zu einer Aktion veranlasst und diese einleitet oder auch begleitet. Eine Verrichtung bildet die kleinste Ausführungseinheit in einem Arbeitsablauf. Dieser Aktion sind typischerweise eine Tätigkeit, ausführende Ressourcen (Personen, Maschinen), zu benutzende Ressourcen (Werkzeuge, anderweitige Betriebsmittel) und zeitliche Abhängigkeiten (Reihenfolgen, Ausführungsdauern, Gleichzeitigkeiten und Nebenläufigkeiten usw.) zugeordnet.
Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, welche sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Der Arbeitsablauf beschreibt dabei die operationell-technische Sicht auf die zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse. Idealerweise erfolgt diese Beschreibung so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Der Workflow ist dabei der Teil des Geschäftsprozesses, der IT-gestützt durchgeführt werden kann.
Workflows zeichnen sich durch einen koordinativen Charakter aus im Gegensatz zu kooperativen Systemen, in denen mehr das synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Sequentialisierung und Parallelisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.
Sämtliche Aufgaben, die bei der Modellierung, Spezifikation, Simulation sowie bei der Ausführung und Steuerung der Workflows erfüllt werden müssen, sind Gegenstand des Workflow-Managements.
Ein Workflow-Management-System (WfMS) dient der aktiven Steuerung arbeitsteiliger Prozesse. Eine Workflow-Management-Anwendung ist eine implementierte Lösung zur Steuerung von Workflows auf der Basis eines Workflow-Management-Systems.
Workflow Management-Systeme unterstützen strukturierte Aufgaben und Prozesse. Davon abzugrenzen ist die Groupware, die die Unterstützung für eher unstrukturierte Prozesse leistet.
Mit der Einführung von Workflow-Management werden allgemein folgende Ziele verfolgt:
Einfache Implementierungen übersehen, dass die besondere Leistung menschlicher Arbeit den Umgang mit Ausnahmen einschließt. Wenn Geschäftsprozesse in einen starren Rahmen eines allzu schlichten Workflow-Managements gebunden werden, wird dies zu folgenden Problemen führen:
Es gibt eigenständige Workflow Management Systeme, Workflow Management ist aber oftmals auch in andere Unternehmenssoftware eingebunden. Dazu zählen zum Beispiel ERP Lösungen oder Projektmanagementsoftware.
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